Période estivale : comment fournir à vos clients le service par téléphone disponible et efficace qu’ils méritent ?

a publié cet article le 02/07/2018

période estivale comment fournir à vos client le service par téléphone disponible et efficace qu'ils méritent

L’été, tant attendu chaque année par les adeptes du soleil et de la plage, est enfin arrivé ! Ces quelques semaines sont particulières pour vous, vos collaborateurs et vos clients. Et votre entreprise a besoin de s’organiser durant cette période pour toujours délivrer la meilleure qualité de service possible, et notamment par téléphone.

 

Le service client par téléphone, un enjeu pour votre entreprise pendant l’été

Rappelons que malgré l’essor des canaux de communication digitaux, le téléphone reste toujours un moyen de contact privilégié. Mais si une majorité des français préfèrent le téléphone pour contacter une entreprise, 32% estiment que ce dernier est un canal frustrant (Relationclientmag).

Fournir un service par téléphone disponible et efficace représente donc un réel enjeu pour l’expérience de vos clients et leads, et donc pour votre entreprise !  Et cet enjeu est d’autant plus important pendant la période estivale.

 

88% des français considèrent que répondre immédiatement à leur demande d’aide augmente leur fidélité.

Relationclientmag

 

La nouvelle génération de serveur vocal interactif illuminera votre service client par téléphone pendant l’été

La nouvelle génération de services vocaux, basée sur le Cloud, représente une solution puissante qui a les épaules pour répondre à cet enjeu. Conçu pour faciliter la mise en relation de vos clients et leads avec les collaborateurs de votre entreprise, elle vous permet, en quelques clics et directement sur votre navigateur Internet, de gérer efficacement vos appels entrants, même pendant l’été !

Voici quelques bénéfices d’un serveur vocal interactif pour fournir une expérience optimale par téléphone à vos clients et leads durant la période estivale :

 

1. Capitalisez sur vos données client pour automatiser et personnaliser

Vous connaissez vos clients, vous les connaissez même très bien ! Vous êtes donc en mesure, en fonction de votre activité, de prévenir les demandes reçues par téléphone, et donc d’anticiper et préparer vos réponses.

En liant le système d’information de votre entreprise à un serveur vocal interactif, vous capitalisez sur vos données clients pour répondre à leurs besoins de manière automatique, rapide et personnalisée.

Imaginez un client souhaitant une confirmation pour une réservation de location de voiture. Celui-ci souhaite une réponse rapide pour obtenir cette information basique mais vitale pour lui. Avec un serveur vocal lié à votre système d’information, vous pouvez, simplement en lui demandant son numéro client, lui diffuser un message automatique :

 « Bonjour [Civilité] [Nom du client], votre réservation pour [Modèle de voiture] est confirmée. Vous pourrez récupérer le véhicule le [Date de réservation] à [Heure de réservation] à notre agence [Nom de l’agence] située au [Adresse de l’agence]. A très bientôt. »

 

2. Configurez et communiquez vos dates & horaires d’ouverture

S’il est important pour vous d’identifier vos dates et horaires d’ouverture pendant la période estivale pour vous organiser, il est aussi primordial de communiquer ces informations à vos appelants.

Un serveur vocal interactif vous permet de paramétrer des horaires d’ouverture et des jours de fermeture pour gérer efficacement les appels de vos clients peu importe la situation. En fonction de ces disponibilités, vous pouvez diffuser des messages automatiques rappelant vos horaires d’ouverture ou indiquant vos dates de fermeture.

Avec ces simples messages, vous évitez à vos clients la frustration de nombreuses tentatives d’appels en indiquant clairement à quels moments ils peuvent vous contacter par téléphone.

 

3. Restez disponible pour vos clients en configurant des renvois d’appel

Lorsqu’un client vous appelle et a besoin d’interagir avec l’un de vos collaborateurs, la mise en relation doit se faire rapidement et surtout avec la personne capable de répondre à sa demande. En effet, 60% des clients souhaitent avoir un interlocuteur immédiatement alors que dans plus de 80% des cas, le temps d’attente au téléphone dépasse les 6 minutes (Relationclientmag).

Avec un serveur vocal interactif, vous pouvez mettre en place des redirections en temps réel en fonction du numéro appelé, de vos horaires de la journée et des personnes disponibles dans votre entreprise.

De cette manière, votre accueil téléphonique sera disponible, rapide et efficace pour vos clients et leurs demandes pendant tout l’été !

En dernier recours, n’oubliez pas de configurez votre messagerie vocale dédiée en cas de non disponibilité de vos équipes. Ainsi, vos clients peuvent tout de même enregistrer leurs demandes auprès de votre entreprise. De votre côté, vous ne perdez plus aucune demande et pouvez directement rappeler ces clients.

 

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Dexem reste disponible cet été et tout le reste de l’année pour échanger sur les solutions de services vocaux interactifs basée sur le Cloud qui faciliteront la mise en relation de vos clients avec votre entreprise au 02 23 35 13 50 !

Product Marketing Manager Toujours à l'écoute de nos clients & leads, je jongle tous les jours entre Product, Demand et Customer Marketing sur l'ensemble de nos solutions pour les satisfaire !