Appels manqués : comment partir en vacances sans téléphone portable ?4 min read

Bientôt les vacances : le compte à rebours a peut-être déjà commencé pour vous. La valise est ouverte dans la chambre, le maillot de bain, la crème solaire et les serviettes sont bien rangés à l’intérieur. Comme d’habitude, vous essayez de ne pas oublier un objet essentiel pour ne pas avoir d’appels manqués et rester disponible : votre chargeur du téléphone. Et si vous n’en aviez pas besoin cette année ?

En effet, il est difficile de bien décompresser quand un client mécontent vous appelle à 10h du matin au bord de la piscine ou que votre directeur vous contacte au moment de préparer le barbecue.

Pour partir en vacances l’esprit tranquille, il est possible d’anticiper en organisant votre indisponibilité : grâce au routage intelligent de votre compte Dexem, vos appels sont traités en votre absence. Découvrez nos 3 astuces pour pouvoir débrancher votre téléphone sereinement au moment du départ !

# 1 – Le débordement : redirigez vos appels avec efficacité, en toute simplicité

Grâce à la gestion dite de ‘débordement’ des appels entrants en cas de non-réponse, tous les appels qui vous seront destinés seront pris en charge. Vos appels sont redirigés vers un autre poste disponible (un autre salarié, un centre d’appels, le standard) selon des règles que vous aurez prédéfinies avant de partir en congés. Configurez par exemple plusieurs numéros de redirection lorsque c’est possible, pour maximiser les chances que l’appel soit décroché en débordement du numéro de destination principal sans faire trop attendre l’appelant.

Ainsi, votre accueil téléphonique sera assuré à toute heure : vos correspondants seront pris en charge et de votre côté, vous aurez l’esprit tranquille !

# 2 – Le routage calendaire : redirigez vos appels selon vos dates de congés

Si vous choisissez la solution du routage, vous programmez vos dates d’absences et votre annonce d’accueil sur votre messagerie avant votre départ en congés.
Vous pouvez paramétrer des adresses email de membres de votre équipe qui recevront vos messages audios pour les traiter en votre absence.

Vous pouvez également programmer le transfert de vos appels clients à des membres de votre équipe que vous aurez identifiés en fonction de leur propre calendrier, selon des dates et heures précises, sans même faire sonner votre téléphone.

Si votre entreprise ferme complètement par exemple deux semaines en août, vous pouvez également ajouter des jours exceptionnels de fermeture. Lorsqu’un client vous appellera, il sera averti par un message que votre entreprise est fermée de telle date à telle date, que vous avez été averti de son appel et que vous le rappellerez à votre retour : « Bonjour, bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Notre entreprise est fermée pour congés du xxxx au xxxxxx. Nous sommes avertis de votre appel, nous vous rappellerons à notre retour. Vous pouvez nous laisser un message pour nous préciser votre demande. »

Ainsi, vous adaptez votre accueil téléphonique en temps réel à l’organisation de votre entreprise et vos appels sont pris en charge de manière efficace.

# 3 – Le routage en fonction du numéro de l’appelant : mettez en relation l’appelant ‘Premium’ rapidement en relation avec le bon interlocuteur.

Vous avez certains clients ‘premium’ ou des devis importants en cours avec certains prospects : vous ne voulez pas rater une vente pendant vos congés. Grâce au routage en fonction du numéro de l’appelant, vous pouvez identifier une « whitelist » des contacts privilégiés ‘VIP’. Dès qu’ils vous appelleront, ils seront mis en relation très rapidement avec le département compétent capable de traiter leurs demandes.

Ces stratégies de routage d’appels peuvent être utilisées de manière complémentaire pour mettre en place un accueil téléphonique et un routage de vos appels reçus qui s’adaptent parfaitement à votre organisation interne.

Ainsi pendant vos congés, vous gérez efficacement les appels de votre Service Clients, vous continuez à donner à vos appelants une image professionnelle de votre organisation, et de votre côté, vous profitez sereinement de vos vacances !