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Pourquoi choisir un standard téléphonique en ligne ?8 min read

21 décembre 2021 | Relation Client

En matière de relation client, le canal téléphonique reste le plus populaire : 68 % des clients déclarent avoir résolu un problème suite à un appel (Les tendances de l’expérience client, 2019). Il est donc important, pour une entreprise, de valoriser au maximum ce canal et de veiller à ce qu’il réponde aux besoins de ses prospects et clients.

L’accomplissement de cet objectif passe par l’intégration d’un standard téléphonique en ligne : une version innovante, pratique et évolutive du standard d’entreprise. Découvrez quels sont les avantages de cette solution de téléphonie pour votre entreprise.

Bénéficiez d’une mise en route ultra-rapide avec un standard téléphonique en ligne

Un standard téléphonique à l’ancienne nécessite, pour être mis en route, une longue installation et de lourds investissements en matériel. On a tendance à l’oublier depuis que le portable est devenu une norme, mais la mise en place d’une ligne câblée n’a rien de simple. Alors, imaginez lorsqu’il s’agit d’en installer des dizaines, voire des centaines au sein des bureaux d’une entreprise…

Le gros avantage du standard téléphonique en ligne, c’est qu’il ne nécessite aucune installation sur site. Pas de central à mettre en place, de câbles à tirer, de prises à créer ou encore de combinés à acheter.

Un standard virtuel est un applicatif hébergé sur le web, auquel il suffit de se connecter pour profiter de ses fonctionnalités. Une fois votre formule d’abonnement choisie auprès de l’opérateur, vous pouvez activer votre numéro de téléphone en quelques minutes, et le configurer en un tournemain. Vous continuez à utiliser le matériel déjà en votre possession : ordinateurs, téléphones fixes et portables professionnels des collaborateurs. En clair, une mise en route ultra-rapide.

Si l’installation est rapide, c’est aussi le cas de la prise en main. Vous pouvez rassurer d’emblée votre personnel : l’utilisation d’un standard téléphonique en ligne ne nécessite aucune compétence technique spécifique, ni aucune connaissance particulière. Il suffit, pour accéder à l’outil, d’ouvrir un navigateur web ou une application mobile – des gestes qui sont quasiment des réflexes ! Même les plus néophytes de vos collaborateurs n’auront pas de mal à se saisir de la solution.

Restez joignables tout le temps et partout

Quelle entreprise n’a jamais perdu des opportunités commerciales parce que les conseillers étaient injoignables, parce que le réseau téléphonique avait sauté, ou parce que les prospects appelaient en dehors des horaires d’ouverture ?

L’utilisation d’un standard téléphonique en ligne répond à toutes ces problématiques en même temps :

  • Un standard en ligne permet la prise d’appels depuis un portable, une tablette ou encore un ordinateur personnel. Une solution idéale qui permet à vos collaborateurs de rester joignables à n’importe quel moment et où qu’ils soient. Ainsi, cette solution est tout à fait compatible avec le télétravail ou les déplacements professionnels fréquents.
  • Une solution virtuelle ne dépend ni du réseau téléphonique physique, ni d’une connexion locale au web. Conséquence : quel que soit le problème rencontré dans vos locaux, vous aurez toujours accès au standard, donc aux appels entrants. Les lignes fixes ne fonctionnent plus à cause d’une coupure globale ? Aucune inquiétude : tout se passe sur Internet. Votre connexion Wi-Fi a sauté ? Il vous suffit d’activer les données mobiles des portables pour continuer à profiter du service.
  • Enfin, vous pouvez configurer votre standard téléphonique pour réceptionner les appels en dehors des heures d’ouverture, en orientant les interlocuteurs vers d’autres sites ouverts, ou en activant un répondeur automatique. Une fonctionnalité clef pour saisir un maximum d’opportunités commerciales.

 

Profitez d’une grande souplesse avec un standard téléphonique virtuel qui s’adapte à vos besoins

Une fois installé, le standard téléphonique en ligne n’est pas figé : il peut évoluer, changer, se transformer au gré des besoins de votre entreprise. Vous voulez ajouter un ou plusieurs numéro(s) ? Ouvrir d’autres postes téléphoniques suite à des recrutements ? Intégrer des fonctionnalités nouvelles ? Connecter une franchise récemment ouverte à votre numéro national ? Rien n’est plus facile avec cette version dématérialisée du standard classique.

Comme la plupart des solutions hébergées sur Internet, un standard virtuel se conforme aux besoins évolutifs des utilisateurs. Prenons un exemple concret : vous vous lancez sur un nouveau marché à l’étranger, mais il n’est pas question pour le moment d’ouvrir une succursale sur place. Votre besoin : un canal téléphonique qui permette aux prospects et clients du pays en question de vous joindre facilement depuis un numéro local. C’est exactement ce que propose une solution virtuelle de standard téléphonique.

Autre exemple : vous organisez le déménagement de votre entreprise, mais l’effectif important, ainsi que des complications logistiques, vous contraignent à fonctionner pendant plusieurs mois entre deux adresses. Avec un standard en ligne, vous n’avez pas à vous inquiéter de perdre vos lignes d’un côté ou de devoir en installer de nouvelles de l’autre : votre solution téléphonique n’est pas rattachée à des bureaux physiques et vous suit partout. Ce qui, au passage, garantit la continuité de votre activité, indépendamment des circonstances.

 

Limitez vos coûts en passant à une solution de téléphonie digitale

Un standard téléphonique en ligne revient aussi (beaucoup) moins cher qu’un standard classique, reposant sur le réseau commuté. On estime à 50 % l’économie réalisée sur le budget annuel d’une entreprise pour ce type de dépense ! Trois raisons à cela :

  1. Vous n’avez pas besoin de réaliser des investissements initiaux. Un standard en ligne ne nécessite pas d’achat de matériel ni de création de lignes téléphoniques. Tout se passe sur Internet, et les appareils existants suffisent pour se connecter au service et en profiter sans attendre.
  2. Vous ne vous occupez pas de la maintenance du service. Celle-ci est prise en charge par l’opérateur car intégrée à votre abonnement (dans la plupart des cas). En outre, elle se limite à des opérations simples, qui ne nécessitent pas d’envoyer des techniciens sur place ou de changer des pièces.
  3. Vous faites également des économies de personnel. Les technologies associées à un standard téléphonique en ligne (serveur vocal, répondeur automatique, transfert des appels…) permettent de limiter les besoins en ressources humaines. Pour une petite ou moyenne entreprise qui gère de gros volumes d’appels, ce n’est pas négligeable.

 

Accédez à de nombreuses fonctionnalités téléphoniques innovantes

Dans sa version dématérialisée, le standard téléphonique embarque toutes les fonctions qu’on attend habituellement de ce genre de service. Là où cela devient intéressant, c’est qu’il bénéficie, en plus, de fonctionnalités innovantes, auxquelles vous ne pourriez pas avoir accès via une technologie PABX.

De quelles fonctionnalités parle-t-on ? Par exemple :

  • de la composition de numéros en un clic depuis une page web ;
  • de la mise en place d’un serveur vocal interactif pour orienter les appels vers les bonnes personnes ;
  • de la possibilité de transférer les communications en direct, mais aussi de les enregistrer et de les sauvegarder ;
  • de l’intégration de robots conversationnels capables de répondre aux questions simples de vos interlocuteurs (voicebots ou callbots) ;
  • etc.

 

Ces fonctionnalités, accessibles depuis un standard téléphonique en ligne, ne sont pas seulement des outils pratiques. Ce sont aussi des leviers d’amélioration de la relation client, car ils optimisent grandement la prise en charge et la bonne distribution des appels entrants, ainsi que le temps de traitement des demandes.

 

Adoptez la nouvelle norme de standard téléphonique pour les entreprises

Enfin, il existe une dernière bonne raison de choisir une solution de standard téléphonique en ligne : cette technologie est en passe de devenir la nouvelle norme pour les professionnels.

En effet, le réseau classique, dit « RTC » (réseau téléphonique commuté), est voué à disparaître à court terme.

À compter de l’année 2023, Orange fermera progressivement le réseau, région par région. Cette disparition est préparée de longue date : vous avez peut-être remarqué qu’il n’est plus possible, depuis 2018, d’ouvrir une nouvelle ligne analogique.

C’est donc une évolution inexorable à laquelle les professionnels sont confrontés. Lorsque le RTC n’existera plus, il vous faudra de toute façon opter pour une solution Cloud, comme celles proposées par Dexem.

Alors, autant prendre les devants et vous préparer à l’inéluctable, en basculant au plus vite vers un standard téléphonique en ligne !

 

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Au vu de ses nombreux avantages, il n’est pas étonnant que de nombreuses entreprises aient fait le choix d’opter pour le standard téléphonique en ligne. Qu’attendez-vous pour franchir le cap ?