5 clés pour gérer son serveur vocal interactif en autonomie

5 clés pour gérer votre serveur vocal interactif en autonomie6 min read

25 septembre 2019 | Nouveautés, Relation Client

Dans un environnement professionnel qui repose de plus en plus sur des outils technologiques et caractérisé par de forts enjeux comme la sécurité, la fiabilité ou la conduite du changement, le défi des entreprises est de réussir à harmoniser l’organisation interne, pour permettre à tous les métiers de fonctionner efficacement.

Pour y parvenir, les professionnels ont besoin d’outils qui leur apportent flexibilité et autonomie. D’autant que ces derniers temps, la pénurie sur le marché de l’emploi des profils « informatiques » complique parfois la tâche pour mener à bien tous les projets…

Vous n’arrivez pas à joindre votre fournisseur ? Vous souhaitez changer un horaire d’ouverture en urgence mais vous ne savez pas à qui vous adresser ? Cet article est fait pour vous ! Voici les 5 clés pour vous aider à gérer votre serveur vocal interactif en autonomie.

Identifiez clairement votre besoin

Qu’attendent vos clients de votre serveur vocal interactif ?

Avant d’envisager à être autonome quant à la gestion de votre SVI, il est nécessaire que vous identifiiez les besoins auxquels il devra répondre. Paramétrer une solution de gestion d’appels optimale est la clé pour devenir autonome. En effet, plus votre projet sera abouti et répondra aux exigences de votre entreprise et de vos clients, mieux vous pourrez faire évoluer votre solution en toute sérénité.

Pour clarifier votre besoin, plusieurs paramètres sont à prendre en compte :

  • Quelles sont les fonctionnalités clés souhaitées ? Calendrier d’ouverture, menu DTMF…
  • Combien de collaborateurs seront concernés par les transferts d’appels ?
  • Combien de sites sont impliqués en France et à l’international ?
  • Quelles options souhaitez-vous proposer ? Prenez en compte les demandes et questions fréquentes de vos appelants !

En suivant ces étapes, vous vous assurez d’une solution 100% personnalisée à l’organisation de votre entreprise, mais également aux besoins récurrents de vos clients.

Accédez à votre SVI n’importe où & n’importe quand, grâce au Cloud

Faire le choix d’une solution de serveur vocal interactif c’est bien…mais avec l’hébergement Cloud, c’est encore mieux ! Oubliés les connexions de câbles et autres soucis informatiques, désormais, retrouvez l’ensemble des paramètres associés à votre SVI directement sur Internet.

L’hébergement Cloud répond parfaitement aux enjeux de mobilité et de disponibilité qui caractérisent aujourd’hui le monde de la téléphonie d’entreprise et, plus largement, de la relation client. En effet, ces dernières années, les méthodes de travail ont évolué pour laisser place au télétravail et aux déplacements réguliers. Ce constat, ajouté à des consommateurs toujours plus impatients, demande aux entreprises de nombreux investissements humains, financiers et techniques.

Avec Cloud IVR, soyez réactif à tout moment et où que vous soyez, tout en profitant des mêmes fonctionnalités qu’au bureau. Pour cela, il vous suffit de vous connecter à votre compte depuis n’importe quel navigateur web pour accéder à l’ensemble des paramètres de votre SVI. Une fonctionnalité tout particulièrement bénéfique pour les entreprises multisites, dont les équipements et les différents collaborateurs ne se trouvent pas toujours au même endroit.

Déployez les modifications en temps réel

Pour profiter pleinement des bénéfices de l’interface d’administration accessible à distance, quoi de mieux que de pouvoir déployer les modifications souhaitées en temps réel ?

Notre savoir-faire en matière de développement permet de reconfigurer un menu, un message audio, des horaires d’ouverture ou une destination de transfert en quelques secondes. Dès la validation explicite des paramètres de configuration, les modifications sont répercutées en temps réel dans votre serveur vocal. Pour vous, c’est l’assurance d’avoir toute l’autonomie dont vous avez besoin pour être réactif quand la situation l’exige !

Votre établissement ferme 1h plus tôt exceptionnellement ? Connectez-vous à votre compte depuis n’importe quel navigateur web, faites les modifications souhaitées et observez votre serveur vocal interactif évoluer instantanément !

Collaborez facilement à plusieurs

Pour administrer votre serveur vocal interactif, vous allez très certainement devoir y travailler à plusieurs : plusieurs membres d’une même équipe, plusieurs équipes parfois, et même des intervenants extérieurs à l’entreprise qui vous accompagnent pour des missions ponctuelles.

Cependant, donner des accès à distance à plusieurs utilisateurs, avec la possibilité de mettre à jour votre serveur vocal en temps réel, peut augmenter le risque de modifications non-souhaitées.

Pour pallier ce risque, Dexem a conçu sa plateforme pour qu’elle soit multi-utilisateurs et multi-rôles. Vous pouvez ainsi inviter autant de personnes que vous le souhaitez à venir collaborer pour gérer votre SVI, en décidant des permissions de chacun par des rôles prédéfinis ou personnalisés. Dans ce cas, vous pouvez décider qu’un utilisateur réalise des modifications sur votre serveur vocal, sans pouvoir les déployer.

Pour vous, cette fonctionnalité est l’opportunité de déléguer, tout en conservant un fort niveau de qualité.

Consultez des rapports sur les appels en temps réel

La gestion de votre serveur vocal interactif nécessite bien souvent d’apporter des modifications pour optimiser le parcours des appelants, améliorer l’expérience de contact et valoriser l’expertise de votre entreprise. Pour cela, bien comprendre vos flux d’appels et le comportement de vos appelants est déterminant, surtout lorsque vous souhaitez pouvoir gérer votre SVI dans la durée.

Si notre plateforme vous simplifie l’administration, elle vous permet aussi, et surtout, d’avoir de nombreux rapports pour vous aider à la prise de décisions. Nombre d’appels reçus, durée moyenne des appels, erreurs rencontrées par les appelants, répartition des appels en fonction des transferts…sont quelques exemples des multiples données disponibles dans votre compte Cloud IVR et sur lesquelles vous pouvez vous appuyer pour faire évoluer le parcours de vos appelants.

En faisant évoluer vos outils téléphoniques en fonction des besoins et évolutions du marché, vous vous inscrivez comme un acteur moderne et compétitif, de quoi séduire de nombreux futurs clients.

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Les solutions de téléphonie que vous utilisez sont vitales et nécessitent une maintenance régulière. Pourtant, cela peut devenir un véritable casse-tête pour qui n’a pas les bons outils…

Mais désormais, terminées les prises de décisions à l’aveugle ! Vous profitez d’un véritable outil que vous pouvez piloter avec facilité, pour être réactif lorsque la situation l’exige et ainsi, améliorer votre relation client. Alors, qu’attendez-vous pour débuter ?

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