5 clés pour gérer son serveur vocal interactif en autonomie

5 clés pour gérer votre serveur vocal interactif en autonomie7 min read

25 septembre 2019 | Nouveautés, Relation Client

Dans un environnement professionnel qui repose de plus en plus sur les outils technologiques, avec de forts enjeux comme la sécurité, la fiabilité ou la conduite du changement, la DSI est une pierre angulaire pour harmoniser l’ensemble, définir les bonnes pratiques et permettre à tous les métiers de fonctionner efficacement.

À ce titre, elle est souvent en première ligne avec des arbitrages parfois difficiles à faire entre les projets toujours plus urgents. Et la pénurie sur le marché de l’emploi des profils « informatiques » complique parfois la tâche pour mener à bien tous les projets.

Afin de désaturer les services informatiques sur la maintenance des différentes infrastructures qu’elles ont à gérer, réaliser des gains de productivité est primordial. Pour y parvenir, elles ont besoin de pouvoir s’appuyer sur des outils qui leur apportent flexibilité et autonomie. Et bien entendu, la téléphonie n’échappe pas à la règle.

Voici donc 5 clés pour vous aider à gérer votre serveur vocal interactif (SVI) en autonomie.

 

# 1 Accéder à l’interface d’administration n’importe où 

La première clé pour administrer votre SVI avec encore plus d’autonomie, c’est de disposer d’une interface d’administration accessible à distance. Grâce à notre plateforme Cloud, tous nos clients peuvent y accéder directement depuis leur navigateur Web en se connectant à leur compte tout simplement. Et cela rend leur vie bien plus simple !

 

C’est tout particulièrement bénéfique pour les entreprises multi-sites, dont les équipements et les différentes équipes impliquées ne se trouvent pas toujours géographiquement au même endroit. Cela rend l’exploitation et la maintenance de vos services vocaux beaucoup plus pratique. Pour vous, c’est donc un gain de temps, et donc de coûts, relativement important.

Et en matière de sécurité, nous appliquons les recommandations des experts du sujet pour vous apporter toute la confiance dont vous avez besoin pour opérer avec sérénité. Nous savons que c’est la sécurité représente l’un des enjeux auxquels vous devez faire face.

 

#2 Déployer les modifications en temps réel si vous le souhaitez

Disposer d’une interface d’administration à distance c’est déjà bien, disposer d’une telle technologie qui déploie les modifications réalisées en temps réel, c’est encore mieux !

Notre savoir-faire en matière de déploiement One-Click Deployment permet par exemple de reconfigurer un menu, un message audio, des horaires d’ouverture ou une destination de transfert en quelques secondes. Dès la validation explicite des paramètres de configuration, les modifications sont donc répercutées en temps réel dans votre service vocal.

 

Pour vous, c’est l’assurance d’avoir toute l’autonomie dont vous avez besoin pour être réactif quand la situation l’exige. Il ne s’agit pas d’un processus long qui vous impose de multiples étapes, parfois coûteuses. Vous êtes très rapide et vous pouvez donc vous consacrer à tous vos autres projets. A nouveau, c’est un précieux gain de temps.

 

#3 Profiter d’une interface conviviale simple d’utilisation

Et nous avons également investi beaucoup d’énergie pour rendre cette interface d’administration, à distance et en temps réel, la plus simple possible d’utilisation. Notre ambition est de vous permettre de vous faire gagner du temps.

C’est pourquoi, la structure de cette interface s’inspire des meilleures pratiques sur le design d’IHM. Vous bénéficiez ainsi au quotidien d’un outil très facile à prendre en main et agréable à utiliser. En quelques minutes, vous maîtrisez les principes de configuration des différents paramètres de votre service vocal.

 

Pour vous comme pour tous les utilisateurs, c’est une conduite du changement très rapide et qui nécessite très peu d’investissement (éventuellement quelques heures de formation, tout au plus). Encore une fois, c’est un gain de temps important.

 

#4 Gérer facilement tous les utilisateurs qui collaborent sur le projet

Donner des accès à distance à plusieurs utilisateurs, avec la possibilité de mettre à jour votre service vocal en temps réel, peut être de nature à augmenter le risque de modifications non souhaitées.

Pour pallier à ce risque, nous avons conçu notre plateforme dès sa naissance pour qu’elle soit multi utilisateurs et multi rôles. Cela veut dire que vous pouvez inviter autant de personnes que vous le souhaitez à venir collaborer pour gérer votre service vocal, en décidant des permissions de chacun par des rôles prédéfinis ou des rôles personnalisés.

 

Par exemple, vous pouvez décider qu’un utilisateur peut réaliser des modifications mais ne peut pas les déployer. Tout est possible en matière de permissions. Pour vous, c’est l’opportunité de déléguer tout en conservant un fort niveau de qualité. Vous n’avez ainsi plus besoin de vous limiter à des accès partagés, qui ne peuvent pas être mis à disposition de tout le monde, et qui vous obligent souvent à réaliser une grande partie du paramétrage car vous avez la responsabilité du bon fonctionnement de votre accueil téléphonique.

Notre objectif est toujours le même, vous aider à gagner du temps et de la flexibilité pour gérer votre serveur vocal interactif. Et vous permettre de déléguer en ayant une grande maîtrise du rôle de chacun est un excellent moyen de gagner en efficacité.

 

#5 Analyser des datas structurées pour aider à la prise de décision

La gestion de votre service vocal nécessite bien souvent d’apporter des modifications pour optimiser le parcours des appelants, améliorer l’expérience de contact et valoriser l’expertise de votre entreprise. Bien comprendre vos flux d’appels et le comportement des appelants est un atout déterminant pour bien gérer votre SVI dans la durée.

 

Si notre plateforme vous simplifie l’administration, elle vous permet aussi et surtout d’avoir de nombreux rapports pour vous aider à la prise de décisions. Par exemple, vous vous apercevez que sur votre menu principal, c’est le choix n°3 qui concerne la majorité des appelants. C’est une donnée factuelle et précise qui peut vous conduire à proposer ce choix en n°1 pour fluidifier l’expérience de contact de la majorité de vos clients.

Et ce n’est qu’un exemple parmi de nombreux autres, car nos rapports vous donnent accès à de nombreuses données, bien structurées, pour vous guider sur les optimisations possibles. Pour vous, c’est l’assurance de faire les bons choix de gestion sur des critères objectifs. Et cela renforce l’autonomie que vous avez pour faire évoluer votre service vocal.

 

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La téléphonie représente un canal de communication majeur de la relation client, en avant-vente ou en service après-vente, pour de nombreuses entreprises. A ce titre, les solutions de téléphonie utilisées sont vitales et nécessitent une maintenance régulière. Pourtant, cela peut devenir un véritable casse-tête pour qui n’a pas les bons outils.

Les DSI sont de plus en plus surchargées de missions avec des enjeux toujours plus forts comme la sécurité, par exemple. Elles doivent réaliser des gains de productivité pour optimiser leurs coûts, délivrer dans des délais raisonnables tout en assurant un niveau de qualité supérieur.

C’est pourquoi nous accompagnons les DSI dans la gestion de leurs services vocaux avec notre plateforme Cloud Voice Publisher, qui leur apportera encore plus d’autonomie pour réaliser des gains de productivité. L’un de nos clients, un acteur majeur du secteur bancaire en France, nous confiant récemment avoir divisé par 10 le temps consacré à la maintenance de son SVI avec Dexem.

Pour approfondir ce sujet, vous pouvez parcourir les articles de ce blog ou nous contacter pour en discuter avec l’un de nos experts.