L’arrêt du Réseau Téléphonique Commuté (RTC) marque un tournant décisif pour les entreprises : le remplacement de la téléphonie traditionnelle filaire en faveur de solutions de téléphonie dématérialisée. La solution de téléphonie VoIP (Voice over Internet Protocol), qui fonctionne via Internet, s’impose comme une alternative incontournable grâce à ses nombreux avantages, notamment une plus grande flexibilité et une meilleure mobilité pour les équipes.
Mais face à une offre de plus en plus diversifiée, comment identifier la solution qui correspond le mieux à vos besoins ? Pour vous guider, voici les 5 critères essentiels à considérer avant de choisir votre future solution VoIP.
Qu’est-ce qu’une solution de téléphonie VoIP ?
La téléphonie VoIP est une technologie qui permet de passer et de recevoir des appels en utilisant une connexion Internet plutôt que le réseau téléphonique traditionnel.
Avec une solution de téléphonie VoIP, les entreprises centralisent la gestion de leurs appels téléphoniques et bénéficient de nombreuses fonctionnalités qui surpassent celles de la téléphonie traditionnelle. Parmi ces fonctionnalités supplémentaires figurent les groupes d’appels, les rapports statistiques ou encore la transcription des conversations.
Au-delà de ses capacités fonctionnelles, les principaux avantages de la téléphonie VoIP incluent :
- La réduction des coûts liés à l’installation et à la maintenance
- L’autonomie et la flexibilité de gestion
- Le soutien à la mobilité des équipes
- Les intégrations avec divers outils tels que les CRM, SI ou plateformes collaboratives
Aujourd’hui, de nombreux fournisseurs proposent des solutions de téléphonie VoIP. Ces prestataires jouent un rôle clé en facilitant l’accès à cette technologie pour leurs clients professionnels. Ainsi, ils offrent des services tels que la création de numéros VoIP, l’accès à un logiciel adapté et à des fonctionnalités variées.
Dans ce cas, choisir le fournisseur idéal peut parfois sembler complexe…sauf si vous disposez déjà des critères essentiels pour identifier la solution adaptée à vos besoins !
Comment choisir sa solution de téléphonie VoIP ?
Vous avez entamé vos recherches, mais vous voilà confronté à un dilemme : plusieurs fournisseurs semblent offrir une solution intéressante pour votre entreprise. Pas question de la jouer à pile ou face, car l’enjeu est de sélectionner une solution capable de vous garantir un retour sur investissement sur le long terme.
Pour vous aider à faire le bon choix, voici les 5 critères essentiels à prendre en compte avant de vous décider :
Opter pour une solution simple à installer et à utiliser
Si le traditionnel système téléphonique sur site exigeait d’importants investissements en matériel et en maintenance, la solution de téléphonie VoIP, quant à elle, se distingue par sa simplicité, tant dans son installation que dans son utilisation au quotidien.
La simplicité est donc un critère de choix essentiel car elle permet non seulement de réduire les coûts liés à la gestion de votre téléphonie, mais aussi d’améliorer vos performances, notamment en facilitant sa prise en main par vos collaborateurs.
Concernant sa mise en place, la solution VoIP doit simplement être connectée à Internet pour fonctionner. Selon le fournisseur et la solution choisie, son déploiement peut impliquer la prise en main d’un logiciel ou l’installation d’une application. Quoi qu’il en soit, l’important est de privilégier des options qui évitent les configurations complexes et coûteuses.
Concernant sa facilité d’utilisation, l’interface joue un rôle clé. Une interface claire, intuitive et conviviale garantit une adoption rapide par vos équipes. Avant de vous engager, vous pouvez évaluer cet aspect en demandant une démonstration de la solution au fournisseur, cela vous permettra de juger si elle répond à vos attentes en terme de simplicité.
Considérer les capacités d’évolution
Votre entreprise est très probablement amenée à évoluer avec le temps, que ce soit en terme de taille ou de besoins fonctionnels. Votre future solution de téléphonie VoIP doit donc être capable de s’adapter facilement à ces changements.
À titre d’exemple, une solution VoIP doit permettre d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs rapidement et sans frais, notamment lorsque vous embauchez de nouveaux collaborateurs. De plus, elle doit proposer des mises à jour régulières pour enrichir ses fonctionnalités et rester conforme aux réglementations en constante évolution.
Identifier les fonctionnalités intégrées
Une solution de téléphonie VoIP se distingue aussi par ses fonctionnalités. Bien qu’il puisse être tentant de se concentrer sur le nombre de fonctionnalités proposées, il est plus important de considérer leur pertinence et leur capacité à vous aider à mieux gérer vos appels, à augmenter votre productivité et à offrir une expérience client de qualité.
Parmi les fonctionnalités incontournables, on retrouve par exemple :
- Le serveur vocal interactif
- La messagerie vocale
- La musique d’attente
- La file d’attente
- L’enregistrement des appels
Certaines solutions vont encore plus loin en offrant des fonctionnalités avancées d’analyse des performances des appels et en intégrant désormais l’Intelligence Artificielle, comme pour la transcription et le résumé des appels. Ces innovations sont particulièrement utiles pour améliorer la collaboration interne, elles facilitent le partage des points clés d’un appel au sein des équipes et peuvent même être utilisées à des fins de formation.
Veiller à ce que la solution s’adapte aux nouveaux modes de travail
Avec l’essor du télétravail et des équipes parfois dispersées à travers le pays, votre future solution de téléphonie VoIP doit être capable de s’adapter aux différents modes de travail de vos collaborateurs. Cela implique que la solution envisagée offre des fonctionnalités qui leur permettent de rester connectés quel que soit leur lieu de travail, tout en maintenant une communication optimale.
Parmi les aspects essentiels à vérifier :
- La solution doit proposer à vos équipes de passer leurs appels avec leur numéro professionnel depuis leur téléphone fixe, mobile ou ordinateur
- La solution doit permettre un partage des informations facilité, où chaque collaborateur déclare en temps réel ses disponibilités et où il peut accéder à des rapports sur les données d’appels
Porter une attention particulière à la qualité de service
L’achat d’une solution de téléphonie VoIP comprend bien plus que les appels. Il inclut également la qualité audio, la qualité du logiciel ou de l’application, ainsi que la qualité du service client.
Tout d’abord, la qualité audio est un critère primordial. Votre solution VoIP doit assurer des communications claires et sans interruptions. Pour cela, vérifiez dans un premier temps la stabilité de votre connexion Internet avant de profiter d’une période d’essai gratuit pour tester la solution.
Ensuite, la qualité du service client est tout aussi essentielle. Le service client doit être réactif et facilement accessible. De plus, une documentation claire et un support technique de qualité représentent un véritable atout pour résoudre rapidement toute question ou difficulté.
En clair, une solution de téléphonie VoIP de qualité repose sur des performances techniques solides, un logiciel facile à utiliser et un service client disponible. Ces 3 éléments sont essentiels pour choisir un fournisseur qui saura répondre à vos besoins sur le long terme.
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Une solution de téléphonie VoIP bien choisie peut se transformer en véritable levier stratégique, qui booste la productivité de votre organisation et renforce votre compétitivité. Pour faire le meilleur choix, il est important de réaliser une évaluation attentive de critères parmi lesquels la simplicité d’utilisation, l’évolutivité, les fonctionnalités, la flexibilité et la qualité sont essentiels.
