Dans un monde de plus en plus connecté et orienté vers la mobilité, les solutions de communication flexibles et dématérialisées gagnent en popularité. Parmi celles-ci, le webphone et ses nombreuses fonctionnalités s’est démarqué comme un outil particulièrement utile et performant, permettant notamment aux entreprises d’augmenter leur productivité et de permettre à leurs employés de travailler efficacement, même à distance.
Qu’est-ce qu’un webphone ?
Le webphone est une application logicielle qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques depuis leur ordinateur et via le réseau Internet. Pour fonctionner et permettre la bonne transmission des appels, le webphone s’appuie donc sur la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol).
À la différence du téléphone traditionnel, il ne requiert aucune installation sur site, ni l’achat de matériel supplémentaire. En effet, le webphone fonctionne grâce à une simple connexion Internet, qu’elle soit via réseaux filaires, Wifi ou données mobiles. Sa configuration et son utilisation quotidienne se font simplement via une interface Web, accessible depuis n’importe quel navigateur Web.
En plus des fonctionnalités traditionnelles de téléphonie, telles que le transfert d’appel, le webphone permet l’accès à des fonctionnalités supplémentaires comme le reporting des données d’appels (appels manqués, décrochés…), ou encore l’enregistrement des conversations.
En clair, grâce au webphone, le téléphone se dématérialise pour donner accès à une souplesse d’utilisation similaire à celle du téléphone mobile.
Bien que le webphone et le softphone soient des outils similaires en termes de fonctionnalités et de nom, ils se distinguent par leur mode d’accès. Contrairement au softphone, le webphone ne requiert ni téléchargement, ni installation de logiciel sur l’ordinateur de l’utilisateur, puisqu’il est accessible directement depuis une page Web.
Les avantages du webphone pour les professionnels
Du PABX à l’IPBX, en passant par le cloud…la téléphonie de bureau ne cesse d’évoluer pour s’adapter aux exigences des entreprises et de leurs clients. Bien que le téléphone fixe ait longtemps été avantageux pour les entreprises, il est désormais souvent perçu comme contraignant, surtout lors des déplacements professionnels et du télétravail. Mais avec l’arrivée du webphone, les professionnels profitent de nombreux avantages.
Flexibilité
Le webphone offre aux entreprises davantage de flexibilité et ce, de plusieurs manières. Tout d’abord, il permet aux employés d’accéder à leur outil de communication professionnel à partir de leur ordinateur ou de n’importe quel appareil connecté à Internet (téléphone mobile, tablette, etc.). Cette accessibilité facilite le maintien de la productivité des employés, où qu’ils se trouvent. En effet, ils ne sont plus limités par le téléphone fixe de leur bureau et peuvent répondre à leurs appels professionnels d’où qu’ils soient, en déplacement professionnel ou en télétravail par exemple.
De plus, en étant hébergé dans le cloud, le webphone s’adapte facilement aux besoins et aux évolutions des organisations. Que l’entreprise se développe, réduise ses effectifs ou modifie sa structure, il est simple d’ajuster le nombre de numéros ou de fonctionnalités nécessaires.
Réduction des coûts
Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels qui nécessitent souvent des investissements budgétaires importants, les solutions de webphone sont plus économiques.
En effet, elles permettent aux entreprises de réduire leurs dépenses en équipements car leur hébergement est entièrement cloud et leur utilisation se fait via un ordinateur. Ainsi, les entreprises n’ont plus à investir dans de nouveaux postes téléphoniques physiques par exemple. De plus, les solutions de webphone sont généralement faciles à mettre en place et à configurer, ce qui réduit considérablement les coûts d’installation.
Meilleure productivité
En permettant aux employés de gérer leurs appels à partir de n’importe quel endroit, le webphone participe à améliorer la productivité des entreprises. En effet, il permet aux équipes de maintenir leur productivité, que ce soit lors de déplacements ou en télétravail. De plus, les webphones proposent généralement des fonctionnalités avancées telles que la transcription des appels, la redirection ou encore le journal d’appels. Ces fonctionnalités optimisent le flux de travail et permettent aux utilisateurs de gérer efficacement leurs appels entrants et sortants.
Les utilisations du webphone en entreprise
Les avantages du webphone rendent son utilisation précieuse dans de multiples contextes. Voici donc quelques exemples d’usages du webphone :
Equipe commerciale et ventes
Le webphone permet aux équipes de vente de communiquer avec leurs clients et prospects directement à partir d’un navigateur Web, sans avoir besoin d’un téléphone fixe.
Grâce au webphone, les équipes commerciales peuvent :
- Réceptionner les appels entrants ;
- Gérer leurs appels sortants ;
- Analyser leurs performances grâce à des rapports sur les appels, disponibles directement depuis l’interface Web ;
- Intégrer ces données d’appels à leurs outils, tels que leur CRM, et automatiser la mise à jour et la création de pistes et de contacts ;
En clair, le webphone permet aux équipes commerciales de gérer efficacement leurs appels au bureau, comme à distance, et d’optimiser leurs performances grâce à des fonctionnalités avancées d’intégration et d’analyse des performances.
Service client et support technique
Les équipes service client et support sont au cœur des interactions entre les entreprises et leurs clients. Pour garantir une expérience positive et assurer la satisfaction de leurs clients, ces équipes doivent être équipées d’outils professionnels, performants et faciles à utiliser.
Grâce au webphone, les équipes service client peuvent :
- Réceptionner les appels des clients ;
- Effectuer des appels sortants ;
- Collaborer en équipe grâce au transfert pendant l’appel ;
- Enregistrer les appels ;
- Intégrer les appels à leur outil de ticketing pour suivre tous les échanges et accéder facilement aux informations des clients ;
Le webphone permet donc aux équipes support de fournir un service client de qualité et de collaborer facilement en équipe, que ce soit au bureau ou en télétravail.
Télétravail et collaboration à distance
Tout comme les déplacements, le télétravail fait désormais partie intégrante de la vie professionnelle de tout employé. Face à ce constat, il est donc crucial que les entreprises puissent s’adapter et permettre à leurs équipes de rester performantes, même à distance.
Grâce au webphone, les utilisateurs ont simplement besoin de leur ordinateur et d’une connexion à Internet pour passer et recevoir des appels ! Ils ne sont donc plus dépendants du téléphone fixe de leur bureau. De plus, vos employés n’utilisent plus leur numéro de téléphone mobile personnel pour passer des appels professionnels lorsqu’ils sont en déplacement ou en télétravail. Enfin, le webphone est un outil particulièrement facile à prendre en main grâce à son interface intuitive et offre également des fonctionnalités de collaboration interne, comme le transfert d’appels, l’affichage des disponibilités, les rapports partagés ou encore les contacts partagés.
En clair, le webphone est l’outil idéal pour permettre à vos équipes de travailler sereinement, de continuer à assurer une performance maximale et une expérience client 5 étoiles, même lorsque certains de vos employés travaillent à distance.
4 critères essentiels pour faire le bon choix
Lorsqu’il s’agit de choisir un nouvel outil pour équiper vos collaborateurs, comme un webphone pour gérer leurs appels, la prise de décision peut parfois relever du casse-tête. Voici donc les 4 critères essentiels à prendre en compte pour vous aider à faire le bon choix :
La qualité des appels
Premier critère à prendre en compte, et pas des moindres : la qualité audio ! En effet, il est primordial de choisir un webphone qui offre une qualité d’appel supérieure, car les appels clairs et sans interruptions permettent le maintien d’une communication fluide et professionnelle avec vos clients.
Pour vous assurer de cette qualité audio et évaluer la solution de webphone que vous avez choisie, vous pouvez réaliser un essai gratuit, proposé par de nombreux fournisseurs, ou bien consulter les avis Google et échanger avec des clients actuellement équipés de cette solution.
La facilité d’utilisation
L’interface et la facilité d’utilisation du webphone sont également des éléments particulièrement importants à prendre en compte lors de votre choix. En effet, sélectionner un outil facile à utiliser favorise une adoption rapide par vos équipes. Vos collaborateurs n’ont besoin que de quelques minutes pour prendre en main l’outil et commencer à passer et recevoir des appels.
En clair, que vos collaborateurs soient de véritables passionnés de technologie ou plutôt débutants, ils peuvent facilement accéder à de nombreuses fonctionnalités et gérer leurs appels en quelques clics.
La connectivité avec d’autres outils
Afin que le webphone corresponde à vos besoins et soit adopté par vos collaborateurs, il est essentiel qu’il se connecte aisément à vos outils du quotidien, tels que votre CRM et vos téléphones fixes et mobiles actuels.
Car en effet, l’utilisation du webphone n’exclut pas l’utilisation de vos outils existants. Vous pouvez simplement intégrer vos numéros fixes et mobiles à votre solution, permettant ainsi de passer et de recevoir des appels depuis l’appareil de votre choix, tout en centralisant tous les appels dans une seule interface.
De plus, l’intégration avec votre CRM vous permet d’automatiser diverses tâches, notamment la création et la mise à jour des pistes et contacts à chaque appel. Cela permet à vos collaborateurs de gagner du temps, qu’ils peuvent alors consacrer pleinement à l’interaction avec vos clients.
Le service client
Enfin, il est crucial de vérifier si votre futur fournisseur dispose d’une équipe service client dédiée. Que ce soit pour vous guider dans l’utilisation de certaines fonctionnalités, vous assister en cas de problèmes techniques éventuels ou répondre à vos questions, il est important de s’assurer qu’une équipe soit disponible pour vous aider en cas de besoin.
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Le webphone représente une avancée significative dans le domaine de la téléphonie d’entreprise et des communications numériques. En fusionnant les fonctionnalités du téléphone traditionnel avec les avantages du Web, il offre une grande souplesse à ses utilisateurs, qui peuvent maintenant travailler de n’importe où. Adapté à toutes les entreprises, cet outil permet aux professionnels de bénéficier d’une grande mobilité, particulièrement appréciée à une époque où le télétravail est devenu courant.
