La téléphonie joue toujours un rôle crucial dans les communications d’entreprise. Pour les professionnels, l’enjeu est donc de s’équiper d’une ligne téléphonique professionnelle adaptée à leurs besoins, et qui leur permette de gérer facilement leurs appels entrants et sortants.
L’avènement de la VoIP et du Cloud permet désormais aux entreprises d’accéder à des solutions de téléphonie avancées, simplifiant la création, la configuration et la gestion de leurs lignes téléphoniques.
Qu’est-ce qu’une ligne téléphonique professionnelle ?
Une ligne téléphonique professionnelle est un service de téléphonie destiné aux entreprises et leur permettant de passer et de recevoir des appels.
Autrefois composées de cuivre et créées via des serveurs situés dans les locaux mêmes des entreprises, les lignes téléphoniques traditionnelles ont progressivement laissé place aux lignes téléphoniques virtuelles. Grâce à la VoIP et au Cloud, les appels ne transitent plus par le réseau traditionnel (RTC), mais par Internet. Autrement dit, une simple connexion à Internet suffit désormais aux entreprises pour s’équiper.
Ces avancées technologiques ont permis aux professionnels de gérer leurs lignes téléphoniques depuis des logiciels dédiés, appelés standards téléphoniques. Accessibles via le Web, ces outils permettent de configurer de nouvelles lignes et de gérer les lignes existantes simplement, tout en offrant des fonctionnalités supplémentaires telles que : la création d’un menu vocal, l’enregistrement des appels, l’accès aux statistiques d’appels, l’intégration CRM, etc.
Une entreprise peut avoir une seule ou plusieurs lignes téléphoniques. Ce choix dépend des caractéristiques et besoins propres à l’entreprise mais peut s’avérer particulièrement utile dans le cas où l’entreprise déciderait d’équiper les différents services de l’entreprise avec une ligne dédiée, ou encore d’adapter la ligne téléphonique en fonction de la localisation géographique de ses différentes agences.
Comment ouvrir votre ligne téléphonique ?
Pour ouvrir votre ligne téléphonique, il vous suffit de suivre ces étapes :
1ère étape : Évaluer vos besoins
Avant de souscrire à une offre, il est essentiel d’identifier clairement vos besoins et les problèmes que vous cherchez à résoudre. Pour cela, des indicateurs tels que la taille de votre entreprise ou encore le volume moyen d’appels reçus peuvent vous aider à définir la quantité de lignes téléphoniques nécessaires ainsi que le type de standard téléphonique à mettre en place.
Une ligne téléphonique est toujours associée à un numéro virtuel, fourni par un opérateur ou un éditeur de solutions logicielles spécialisé. Pour chaque ligne, vous devez alors choisir le type de numéro souhaité parmi les suivants :
- Numéro national (09) ;
- Numéro géographique (01, 02, 03, 04, 05) ;
- Numéro international.
En clair, le choix du numéro peut varier en fonction de l’image de marque souhaitée (numéro géographique pour plus de proximité) et de la portée de l’entreprise (nationale ou internationale).
Si votre entreprise communique d’ores et déjà via un numéro de téléphone, vous pouvez le conserver en demandant à votre opérateur ou éditeur de logiciel d’effectuer la portabilité de votre numéro existant.
Le type de numéro via lequel sera accessible votre future ligne téléphonique professionnelle n’est pas le seul élément à considérer. En effet, le matériel utilisé quotidiennement par vos équipes et les perspectives d’évolution de votre entreprise sont tout aussi importants. Que vous prévoyiez d’ajouter de nouvelles lignes pour de futurs collaborateurs ou que vos employés soient souvent en déplacement ou en télétravail, il est important de choisir une solution flexible et mobile. Celle-ci doit alors pouvoir s’adapter aux besoins de vos collaborateurs et aux évolutions futures de votre entreprise.
2ème étape : Définir les règles de gestion des appels
Une fois vos besoins définis, il convient de s’intéresser à la manière dont vous souhaitez que vos appels soient gérés.
Deux options existent alors :
- La ligne directe, qui permet de passer et de recevoir des appels sans passer par un standard ;
- La ligne ou solution collective, qui fait transiter tous les appels via un numéro unique et les transfère ensuite automatiquement au bon interlocuteur.
La ligne directe est souvent choisie par les petites entreprises et travailleurs indépendants, tandis que la solution collective convient particulièrement aux grandes entreprises et PME. Cette option leur permet de maintenir une image de marque uniforme et cohérente quel que soit le service, l’agence ou la personne contactée. Cette solution permet également l’accès à des fonctionnalités avancées de gestion des appels comme la file d’attente, les groupes d’appels ou encore les calendriers.
3ème étape : Comparer les offres du marché
Aujourd’hui, de nombreux acteurs du secteur de la téléphonie d’entreprise offrent la possibilité d’obtenir une ligne téléphonique professionnelle en quelques minutes seulement. Cependant, face à cette diversité d’acteurs et de solutions, comment faire le bon choix ?
Pour comparer les différentes offres disponibles, il est essentiel d’analyser plusieurs critères clés, parmi lesquels :
- Le prix, généralement quelques dizaines d’euros par mois ;
- La qualité, essentielle pour assurer la satisfaction des clients et l’efficacité opérationnelle des entreprises ;
- Les fonctionnalités proposées, indispensables pour créer une solution parfaitement adaptée aux besoins spécifiques des organisations ;
- La durée d’engagement ;
- La facilité d’utilisation et de gestion de la solution ;
- L’adaptabilité aux évolutions des besoins des entreprises ;
- La disponibilité du service client.
Pour évaluer chacun de ces critères, il est recommandé de consulter les avis Google du fournisseur choisi, de profiter d’une période d’essai gratuit de la solution ou encore d’échanger avec des clients actuels.
4ème étape : Paramétrer votre ligne téléphonique professionnelle
La dernière étape tant attendue est celle de la mise en place.
Une fois les étapes précédentes réalisées, rendez-vous sur le site du fournisseur choisi. Vous pourrez alors accéder à sa solution, généralement après avoir complété un formulaire en ligne.
Les solutions Cloud vous permettent de paramétrer vos lignes téléphoniques quelques minutes seulement après avoir souscris à une offre. En autonomie et en quelques clics, vous nommez votre ligne et décidez du ou des numéros de redirection. Vous êtes alors prêt à passer et recevoir vos premiers appels !
***
Ouvrir une ligne téléphonique professionnelle est une étape essentielle pour toute entreprise désireuse d’améliorer la satisfaction de ses clients et d’accroître son chiffre d’affaires. De plus, l’évolution rapide des besoins des entreprises souligne l’importance de s’équiper d’une ligne téléphonique adaptée.
Les capacités et les récents progrès technologiques des lignes téléphoniques ont permis d’accompagner les professionnels dans leur développement, en augmentant leur efficacité opérationnelle tout en réduisant leurs coûts.
