Difficile d’anticiper ce que donnera votre activité dans 5 ans, 10 ans ou 20 ans. En raison de la mise en place de stratégies commerciales pertinentes, votre entreprise se sera fortement développée : elle aura multiplié son nombre de collaborateurs, généré une clientèle plus importante, voire ouvert des filiales un peu partout. À l’inverse, votre activité peut aussi connaître des périodes plus compliquées, des difficultés financières, des variations dans son volume de transactions. Dans tous les cas de figure, vous avez besoin de pouvoir compter sur un système téléphonique d’entreprise évolutif : un réseau flexible capable de changer en même temps que votre structure.
En effet, le choix d’un système téléphonique doit être considéré comme un investissement sur le long terme. Pas question de tout changer d’ici 2 à 3 ans parce que la solution a atteint ses limites. Il est essentiel que le système avec lequel vous avez choisi de vous équiper soit capable d’évoluer dans le temps et au gré de vos besoins.
L’ajout rapide (et simplifié) de nouvelles lignes téléphoniques
L’évolution d’une entreprise se traduit le plus souvent par une transformation de son organisation interne : lorsque la structure se développe pour absorber une clientèle plus importante et des marchés plus vastes, il devient indispensable de faire grossir ses effectifs, voire de proposer un plus grand nombre de points de vente aux consommateurs. Votre système de téléphonie professionnelle doit tenir compte de changements potentiels de cet ordre, en vous permettant…
- d’ouvrir de nouvelles lignes téléphoniques pour les collaborateurs qui rejoignent vos équipes ;
- d’agrandir la liste des utilisateurs autorisés à se connecter au système et à accéder à ses fonctionnalités ;
- de créer (rapidement) de nouveaux numéros de téléphone, afin de répondre aux enjeux d’un développement national ou international.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin, dans un avenir proche, de numéros portant des indicatifs d’une région française spécifique ou d’un pays étranger, parce que vous venez d’ouvrir de nouveaux locaux. Il est donc essentiel que votre système téléphonique vous donne cette opportunité, sans passer par une remise en cause de l’ensemble du réseau ou par des travaux d’installation aussi complexes que coûteux.
L’accès au système téléphonique en mobilité
La mobilité est devenue un enjeu à part entière pour les entreprises, en particulier depuis que la pandémie de Covid a contribué à transformer les modes de travail. Il n’est plus rare de trouver des collaborateurs qui exercent à domicile (au moins une partie du temps) ou depuis des espaces de coworking près de chez eux. De plus, la mobilité renvoie également aux déplacements professionnels des commerciaux et des consultants, qui sont par définition inévitables.
Même si votre entreprise n’est pas concernée aujourd’hui, elle pourrait avoir besoin, dans un avenir proche, de composer avec des modes de travail hybrides ou avec des déplacements nombreux, afin de s’adapter aux attentes des collaborateurs et/ou aux réalités du marché. Un système de téléphonie professionnelle se doit donc d’avoir une certaine souplesse dans l’accès au réseau, de façon à permettre aux salariés de se connecter à leur poste téléphonique depuis n’importe où, et en utilisant n’importe quel appareil à leur disposition.
L’ajout de fonctionnalités en fonction des besoins
Autre enjeu majeur de l’évolutivité : la possibilité d’ajouter des fonctionnalités à votre système téléphonique, pour l’aligner sur les besoins de vos équipes et/ou de vos appelants. Par exemple, vous pouvez être amené à enrichir votre téléphonie d’entreprise avec des fonctionnalités…
- de gestion des appels (menu vocal, calendrier, file d’attente…) ;
- de collaboration (gestion des utilisateurs, groupes d’appels, transferts internes, partage des contacts…) ;
- d’amélioration de l’expérience client (messagerie vocale, routage des appels, menu vocal interactif pour mieux guider les appelants…) ;
- ou de reporting (rapports collectifs, journal d’appels, transcription des conversations…).
Indubitablement, l’ajout immédiat de fonctionnalités pertinentes fait partie des critères de choix d’un système téléphonique d’entreprise. À cela, il faut ajouter la nécessité d’interconnecter cette solution avec les outils métiers que vous pourriez décider d’implémenter dans l’avenir.
La possibilité d’apporter des modifications à tout moment
Qui dit évolutivité, dit aussi changements. Ceux-ci doivent être rendus possibles par votre solution de téléphone de façon instantanée, dans l’optique de prendre en compte des modifications internes de votre organisation ou la survenue d’un événement ayant un impact sur votre structure. Par exemple :
- Ajouter plusieurs numéros de téléphone suite à la création d’un nouveau service.
- Proposer des choix inédits dans le menu vocal afin de faire référence à un nouveau produit ou service.
- Modifier les horaires d’ouverture de l’entreprise.
- Etc.
Ces changements doivent pouvoir se faire en toute simplicité et à la demande : c’est ce que propose un système téléphonique évolutif.
Comment choisir un système téléphonique d’entreprise pour qu’il accompagne vos évolutions ?
Vous l’aurez compris : le choix de votre système téléphonique d’entreprise doit tenir compte non seulement de votre activité au présent, mais aussi de ce que deviendra votre organisation dans les années à venir. Parce qu’il est difficile de savoir précisément ce qu’il se passera dans le futur, vous devez vous orienter vers une solution flexible, capable d’intégrer rapidement et simplement de nouvelles lignes et fonctionnalités, et d’autoriser tout changement majeur en lien avec votre activité. L’idéal reste donc d’opter pour un système de téléphonie IP, dont les communications passent par le réseau Internet. C’est la solution la mieux adaptée aux enjeux de l’évolutivité des systèmes téléphoniques professionnels, précisément parce qu’elle se caractérise par sa souplesse et sa capacité à grandir en même temps que l’entreprise. Avec un tel système, vous avez la garantie d’investir sur le très long terme !
