Votre activité est en pleine expansion ? Vous lancez votre entreprise ? Que vous soyez à la tête d’une grande entreprise, d’une PME ou d’une TPE, un numéro de téléphone professionnel est essentiel !
Dans un contexte où les consommateurs privilégient les échanges téléphoniques et recherchent des interactions rapides et personnalisées, le numéro professionnel s’est rapidement imposé comme un outil essentiel pour assurer des communications de qualité avec les prospects et clients, tout en renforçant l’image de marque des entreprises.
Dans cet article, découvrez comment obtenir votre numéro de téléphone professionnel facilement !
Les avantages d’un numéro de téléphone professionnel
Pourquoi devriez-vous adopter un numéro professionnel et en quoi est-il devenu essentiel ? Les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, en tirent de nombreux bénéfices.
Amélioration de l’image de marque et de la crédibilité
Premièrement, opter pour un numéro de téléphone professionnel vous permet de différencier vos communications personnelles et professionnelles et ainsi, de proposer une expérience adaptée à vos interlocuteurs.
Ce numéro dédié contribue à renvoyer une image plus professionnelle et sérieuse de votre entreprise. Il incite vos interlocuteurs à percevoir votre société comme plus fiable et renforce leur confiance, ce qui peut avoir un impact positif sur la perception globale de la marque, ainsi que sur les relations que vous entretenez avec vos prospects, clients, fournisseurs et partenaires.
Mise à disposition de fonctionnalités avancées
Les numéros professionnels offrent souvent des fonctionnalités avancées qui dépassent le simple fait de passer et recevoir des appels. Par exemple, il est possible de configurer un message d’accueil personnalisé, une musique d’attente, et d’utiliser des options de transfert d’appel.
Associé à un logiciel de téléphonie d’entreprise, le numéro professionnel peut également participer à accompagner les entreprises dans leurs défis de mobilité, notamment en permettant aux collaborateurs de passer leurs appels depuis n’importe quel appareil connecté à Internet (téléphone fixe, mobile ou ordinateur).
Toutes ces fonctionnalités améliorent la productivité des équipes, facilitent la gestion des appels et favorisent le travail en équipe.
Les différentes solutions pour obtenir un numéro professionnel
Lorsqu’il s’agit d’obtenir un numéro de téléphone professionnel, plusieurs options s’offrent aux entreprises. Voici un aperçu des solutions possibles :
Utiliser une ligne existante
Une des solutions envisageables est d’utiliser une ligne fixe ou mobile déjà existante. C’est une pratique courante chez les petites entreprises, notamment car elle est simple à mettre en place, et plutôt économique.
Néanmoins, cette option présente quelques inconvénients. Tout d’abord, elle implique de devoir gérer les appels professionnels en parallèle des appels personnels reçus sur le même numéro, ce qui peut nuire à l’image de l’entreprise. De plus, cette solution ne permet pas aux entreprises de gérer leur numéro et leurs paramètres en autonomie, ni d’accéder à des fonctionnalités facilitant la gestion des appels.
Souscrire à un forfait professionnel chez un opérateur
Pour vous équiper d’un numéro professionnel, vous pouvez vous tourner vers les forfaits professionnels proposés par les opérateurs télécoms. Ces forfaits sont spécifiquement conçus pour répondre aux besoins des entreprises et incluent généralement des fonctionnalités supplémentaires, telles que la messagerie vocale ou le transfert d’appel.
Cependant, cette solution peut s’avérer coûteuse (surtout s’il faut ajouter le matériel) et les engagements à long terme peuvent être contraignants.
S’équiper d’une solution de téléphonie cloud
Aujourd’hui, avec les avancées technologiques, certains fournisseurs de service mettent à disposition des entreprises des solutions de téléphonie Cloud afin de gérer leurs appels en quelques clics depuis une interface Web. Ces solutions mettent à disposition des entreprises un numéro virtuel qui n’est pas lié à une ligne téléphonique physique dans l’entreprise, ce qui signifie que les appels peuvent être reçus et passés depuis différents appareils, comme un ordinateur ou un téléphone, tant que l’on dispose d’une connexion à Internet.
Les solutions de téléphonie Cloud incluent également des fonctionnalités avancées, telles que la mise en place d’un serveur vocal interactif, la création de groupes d’appels ou encore la mise à disposition de rapports statistiques. De plus, elles sont souvent plus économiques que certains forfaits traditionnels et soutiennent les entreprises dans leur quête de mobilité et de collaboration, tout en répondant à leurs besoins d’évolution.
Comment choisir la meilleure option pour votre entreprise ?
Ligne existante, forfait professionnel chez votre opérateur télécom ou solution Cloud, quelle solution est faite pour votre entreprise ? Répondez à cette question en suivant ces 3 étapes :
1- Définir les besoins de votre entreprise
Dans un premier temps, une bonne compréhension des besoins permettra de sélectionner une solution adaptée aux objectifs, aux budgets et aux attentes de l’entreprise. Voici les principaux points à considérer :
- La taille de l’entreprise et le volume d’appels traités : évaluez le nombre d’agents qui utiliseront le numéro professionnel pour vous assurer que la solution choisie puisse supporter cette charge
- Le type d’interactions avec les clients : déterminez si votre entreprise a besoin d’une solution qui permette de gérer les appels entrants et sortants, ou les appels entrants uniquement. Votre entreprise peut aussi être intéressée par l’envoi de SMS ou la gestion des messages vocaux par exemple.
- Les fonctionnalités souhaitées : identifiez les fonctionnalités indispensables à la bonne gestion de vos appels, comme la messagerie vocale, le softphone ou encore l’enregistrement des appels.
- Le budget disponible : établissez un budget en tenant compte des frais mensuels mais aussi des coûts de maintenance et d’installation éventuels.
2 – Comparer les coûts et fonctionnalités des différentes solutions
Les solutions relatives à la téléphonie professionnelle varient en terme de coûts. Certaines solutions, telles que les systèmes PBX, engendrent des frais supplémentaires au-delà de l’abonnement mensuel, notamment pour l’installation de matériel, la maintenance, ou encore pour des mises à jour comme l’ajout d’un nouveau numéro lors de l’arrivée d’un collaborateur.
À l’inverse, les numéros virtuels professionnels, disponibles via des solutions de téléphonie cloud, n’entraînent aucun coût additionnel. Comme elles utilisent Internet pour fonctionner, ces solutions n’exigent pas d’installation de matériel ou de logiciel sur site. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’un numéro professionnel et d’une solution de gestion des appels complète et facile à prendre en main pour quelques dizaines d’euros par mois seulement.
Les tarifs peuvent également varier selon les fonctionnalités incluses. Les solutions de téléphonie cloud offrent par exemple :
- L’ajout automatique de numéros
- Le transfert d’appel
- Le softphone
- L’envoi de SMS
- L’intégration CRM
- L’enregistrement et la transcription des appels
3 – Evaluer l’évolutivité et l’autonomie de la solution
Lorsque l’on choisit un numéro de téléphone professionnel, il est essentiel de penser aux besoins futurs et aux évolutions potentielles de l’entreprise. La solution idéale doit pouvoir s’adapter facilement aux changements et à la croissance de votre structure, tout en offrant un bon niveau d’autonomie. Une entreprise en croissance peut, par exemple, avoir besoin d’ajouter des numéros ou de nouvelles fonctionnalités pour répondre à la demande. Privilégier une solution évolutive permet donc de limiter les coûts et de s’assurer que votre solution de téléphonie et votre numéro professionnel suivra l’expansion de votre entreprise.
De plus, il est tout aussi essentiel de pouvoir gérer ces ajustements de manière autonome. En effet, gérer les fonctionnalités en ligne (comme l’ajout d’utilisateurs, la configuration des numéros ou la gestion des messages vocaux) permet non seulement d’économiser sur les frais de maintenance, mais aussi de faire gagner un temps précieux à vos équipes.
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En clair, s’équiper d’un numéro de téléphone professionnel est une étape importante pour renforcer la crédibilité de votre entreprise. Néanmoins, il est important de choisir une option qui réponde à vos besoins et vous permette non seulement de mieux organiser la gestion de vos appels, mais aussi d’améliorer votre image de marque et la satisfaction de vos clients.
