Comment le serveur vocal interactif révolutionne la relation client dans une chaîne de restaurants ?5 min read

Associer « serveur vocal » et « révolution de la relation client » dans une même phrase, il fallait le faire ! Pourtant on a osé, et on vous explique pourquoi dans cet article !

Pourriez-vous prendre des réservations ou encore des commandes à emporter sans le téléphone ? Difficile à imaginer car le téléphone reste le canal privilégié des clients pour échanger avec vous. En effet, selon l’Observatoire des Services Clients 2019, 86% des européens font confiance aux échanges via téléphone. Un pourcentage considérable qui pousse de nombreux professionnels à optimiser la gestion de leurs appels téléphoniques.

Cependant, en tant que chaîne de restaurants, la gestion des appels entrants peut s’avérer être un véritable casse-tête.

Comment uniformiser la gestion des appels entrants sur l’ensemble du réseau ? Quelle solution pour garantir un accueil téléphonique à l’image de l’ensemble des restaurants du réseau ? Optez pour la mise en place d’un serveur vocal interactif ! On vous explique.

Qu’est-ce qu’un serveur vocal interactif ?

Réservations, commandes à emporter, délais de livraison, informations sur le menu du jour… En tant que professionnels de la restauration, les appels que vous recevez sont nombreux. Autrement dit, c’est avec un accueil téléphonique à votre image, ainsi qu’une disponibilité de tous les instants que vous parviendrez à conquérir vos clients.

Avec la mise en place d’un serveur vocal interactif, gérez vos appels entrants de manière efficace et cohérente. Traitez vos appels différemment selon vos horaires d’ouverture, proposez à vos appelants d’énoncer les raisons de leur appel, guidez-les grâce à un menu DTMF et transférez les appels aux interlocuteurs compétents.

Grâce aux fonctionnalités du SVI Réseaux, mettez en place un accueil téléphonique professionnel, à votre image et automatisé. Analysez également les données de vos appels et le comportement de vos appelants afin de continuellement améliorer la gestion de vos appels et ainsi, votre relation client.

Vous n’êtes pas tout à fait convaincus ? Laissez-nous vous présenter les différents avantages de cet outil aux multiples possibilités.

Un outil aux multiples avantages

Une disponibilité de tous les instants

Grâce au serveur vocal interactif, restez à l’écoute de vos appelants, même lorsque vos employés ne sont pas disponibles.

L’utilisation d’un SVI permet la distribution de messages de manière automatique, sans contribution humaine. Autrement dit, si un de vos clients appelle en dehors de vos horaires d’ouverture, le SVI lui diffusera un message d’annonce rappelant vos horaires et l’invitant à rappeler plus tard ou à laisser un message sur votre boîte vocale.

Avec la garantie d’une prise en charge de vos appels 24h/24 et 7j/7, votre relation client s’améliorera significativement. En effet, finis les temps d’attente interminables, vos clients seront informés en temps réel.

Une mise en place facile et rapide

Si vous êtes réticents aux nouvelles technologies et autres installations compliquées, cette caractéristique va vous convaincre !

Contrairement aux lignes de téléphonie classique, le serveur vocal interactif ne nécessite aucune installation sur site, ni aucun matériel supplémentaire. En effet, cette solution hébergée dans le Cloud est totalement dématérialisée.

De cette façon, plus besoin de se soucier d’éventuels problèmes liés à la venue d’un technicien sur site ou d’un éventuel déplacement dans un restaurant.

Une solution centralisée

En tant que réseau, vos restaurants sont géographiquement éloignés, ce qui complique grandement la gestion de l’ensemble des appels entrants.

Vous vous demandez si le restaurant de Nantes reçoit plus d’appels que celui de Lyon ? Ou encore, comment l’équipe du restaurant de Paris gère ses appels ?

Rendez-vous dans votre compte Cloud IVR ! Vous y trouverez toutes les données, classées par restaurant. Ainsi, identifiez facilement le nombre d’appels décrochés ou manqués et obtenez une vue d’ensemble de l’activité de vos restaurants.

Avec notre solution Cloud IVR, vous pouvez accéder à votre compte directement dans un navigateur Web, ce qui vous permet de gérer votre standard automatique où que vous soyez.

Chaîne de restaurants : comment optimiser son serveur vocal ?

Avec toutes ces fonctionnalités et avantages, en tant que chaîne de restaurants, comment construire son serveur vocal interactif et ainsi, proposer à vos clients un accueil téléphonique adapté ?

On vous donne aujourd’hui quelques tips, inspirés des meilleures pratiques de nos clients restaurateurs :

• Choisissez un numéro d’appel à l’image de votre entreprise : renforcez la proximité que vous entretenez avec vos clients en choisissant un numéro géographique avec un préfixe régional (de 01 à 05).
• Créez une arborescence personnalisée : concevez en amont les chemins vers lesquels vous souhaitez diriger vos appelants. Lorsque vos restaurants sont ouverts, paramétrez une saisie de code demandant aux appelants de renseigner leur code postal.
• Organisez la distribution des appels : après saisie de leur code postal, renvoyez vos appelants vers le restaurant le plus proche de leur localisation.
• Diffusez des messages à vos appelants lors de situations exceptionnelles : fermeture d’un restaurant, jour férié…

En clair, vous pouvez totalement personnaliser votre serveur vocal interactif pour qu’il soit à l’image de votre réseau. Pour cela, veillez à identifier en amont les besoins de vos appelants. Si ces besoins évoluent avec le temps, pas de panique ! Vous pourrez à tout moment modifier votre SVI depuis votre compte.

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Votre relation client est aujourd’hui intimement liée à la gestion de vos appels. Avec les nombreuses fonctionnalités et avantages d’un serveur vocal interactif, professionnalisez votre accueil téléphonique et garantissez à vos appelants une gestion qualitative de leurs demandes.

Qu’attendez-vous pour l’adopter ?