L’Internet Protocol Branch Exchange, plus connu sous son acronyme IPBX, est un système téléphonique qui a révolutionné la gestion des appels en entreprise, en proposant une alternative aux standards traditionnels (PBX). Cette solution, reconnue pour sa flexibilité et son coût avantageux, a facilité la transition numérique des entreprises, notamment face à la disparition progressive du réseau téléphonique commuté (RTC).
Mais concrètement, qu’est-ce qu’un IPBX et quels avantages offre-t-il aux entreprises par rapport aux systèmes téléphoniques classiques ?
Définition de l’IPBX
L’IPBX, ou Internet Protocol Branch Exchange, est un système qui permet aux entreprises de gérer leurs appels téléphoniques avec une particularité : au lieu d’utiliser des lignes téléphoniques traditionnelles, il passe par Internet. Autrement dit, les appels sont transmis via le réseau informatique de l’entreprise, tout comme le sont les emails par exemple. C’est cette caractéristique qui permet à l’IPBX de se différencier du PABX (Private Automatic Branch Exchange) ou standard téléphonique classique.
Plus précisément, l’IPBX est un système de centralisation qui permet aux entreprises de gérer leurs communications internes et externes. Pour permettre cette centralisation, l’IPBX utilise Internet, et plus particulièrement la VoIP (Voice over Internet Protocol) pour garantir la bonne transmission des appels. La VoIP convertit la voix en signaux numériques et envoie ces données via le réseau IP (Internet) afin de remplacer les traditionnelles lignes téléphoniques.
L’IPBX s’appuie donc sur la VoIP pour fonctionner. Ensemble, ils offrent aux entreprises une solution de téléphonie professionnelle plus flexible, moderne et économique. En effet, l’IPBX permet de passer des appels depuis des téléphones fixes, mais aussi depuis des mobiles et ordinateurs. Et au-delà du simple fait de pouvoir recevoir et passer des appels, l’Internet Protocol Branch Exchange intègre également des fonctionnalités de téléphonie innovantes.
Les différents types d’IPBX
Il existe plusieurs types d’IPBX, chacun ayant ses caractéristiques propres. Voici les deux types principaux :
L’IPBX sur site
L’IPBX sur site, comme son nom l’indique, repose sur l’installation d’un équipement physique au sein même de l’entreprise, dans ses locaux. Cette solution permet aux entreprises de gérer leur système téléphonique en interne, d’assurer une maintenance immédiate et ainsi, de garder un contrôle total sur leur infrastructure téléphonique. Cependant, ce système implique des investissements conséquents, notamment pour l’achat du matériel et sa mise en place, ainsi que la nécessité d’avoir une équipe technique dédiée pour assurer sa gestion et sa maintenance.
L’IPBX hébergé
L’IPBX hébergé, également connu sous le nom de Cloud PBX, est une solution externalisée où l’infrastructure est hébergée et gérée par un prestataire de service. Contrairement à l’IPBX sur site, il ne nécessite ni installation matérielle dans les locaux, ni équipe technique dédiée, puisque le fournisseur prend en charge toute la gestion technique. Ce système contribue donc à réduire considérablement les coûts liés à l’infrastructure et les besoins de maintenance en interne. Il se révèle particulièrement avantageux pour les entreprises qui cherchent à bénéficier d’une plus grande flexibilité et mobilité dans l’utilisation de leur système de téléphonie, sans mobiliser de ressources internes supplémentaires.
Pourquoi s’équiper d’un IPBX ?
Adopter un IPBX pour la gestion des appels offre de nombreux avantages aux entreprises par rapport aux systèmes traditionnels. Voici les principales raisons qui poussent les professionnels à se tourner vers cette solution :
La flexibilité
L’un des atouts de l’IPBX est la flexibilité. À la différence des systèmes traditionnels, tels que le PABX, qui nécessitent des interventions techniques complexes et coûteuses pour ajouter ou supprimer des lignes téléphoniques, l’IPBX permet d’effectuer ces modifications facilement et de manière autonome. L’ajout de nouvelles lignes, ainsi que la gestion et la configuration des fonctionnalités, se fait de manière quasiment instantanée.
La mobilité
Avec l’évolution des modes de travail et notamment la généralisation du télétravail, la mobilité est devenue un enjeu important pour les entreprises. L’IPBX répond à ce besoin en permettant à l’ensemble des collaborateurs de passer et de recevoir des appels depuis différents appareils, qu’il s’agisse de leur téléphone fixe, leur mobile ou leur ordinateur. En clair, où qu’elles se trouvent, vos équipes profitent des mêmes fonctionnalités que lorsqu’elles sont au bureau.
La réduction des coûts
Alors que les infrastructures téléphoniques traditionnelles impliquent des coûts élevés liés à l’installation et à la maintenance de matériel physique sur site, l’IPBX permet de réaliser des économies importantes en utilisant Internet. Cela est encore plus vrai dans le cas du Cloud PBX, où la gestion de la sécurité et des aspects techniques est assurée par le prestataire de services.
Les fonctionnalités avancées
Autre avantage majeur de l’IPBX : ses fonctionnalités de téléphonie avancées ! Contrairement aux standards classiques où ces options sont souvent indisponibles ou coûteuses, l’IPBX permet d’accéder à des fonctionnalités telles que le transfert d’appel, le serveur vocal interactif, le webphone, l’intégration CRM ou encore l’enregistrement des appels. Ces dernières facilitent la centralisation des informations, optimisent la gestion des appels et renforcent la productivité des équipes.
Comment choisir le bon IPBX pour votre entreprise ?
Lorsque vous choisissez un IPBX pour votre entreprise, il est crucial de considérer plusieurs critères afin de trouver le meilleur rapport qualité/prix et de garantir que l’outil sera durable, tout en s’adaptant aux évolutions de votre entreprise.
Voici quelques étapes pour vous guider dans la sélection de l’IPBX le plus adapté.
Définir les besoins de votre entreprise
Premièrement, cerner vos besoins est essentiel pour démarrer votre recherche d’un IPBX adapté à votre entreprise. Pour cela, vous pouvez commencer par :
- Déterminer le nombre de collaborateurs à équiper afin d’évaluer le nombre de lignes téléphoniques nécessaires.
- Identifier les fonctionnalités indispensables au bon déroulement de votre activité, comme le menu vocal, la messagerie, l’enregistrement des appels ou l’intégration avec votre CRM.
- Tenir compte des habitudes de travail de vos équipes, notamment si elles travaillent régulièrement à distance, pour choisir une solution adaptée à la mobilité.
- Définir le budget que votre entreprise est prête à consacrer.
Choisir entre IPBX sur site et IPBX hébergé
Comme mentionné précédemment, les solutions IPBX se divisent en deux catégories : l’IPBX sur site (local) et l’IPBX hébergé (cloud), chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.
Néanmoins, de plus en plus d’entreprises privilégient les solutions cloud, qui offrent une plus grande flexibilité. En externalisant la gestion et la maintenance du système, elles réduisent les coûts associés, n’ont plus besoin de s’équiper de matériel encombrant sur site et ne dépendent plus d’une équipe de maintenance en interne. De plus, les solutions cloud se distinguent par leur adaptabilité et leur capacité à être personnalisées selon les besoins spécifiques des entreprises.
Comparer les fournisseurs et tester les solutions
Enfin, consacrer du temps à comparer différents fournisseurs d’Internet Protocol Branch Exchange est également essentiel pour s’assurer de faire le bon choix. Cela permet aux entreprises d’évaluer les fonctionnalités offertes, de comparer les tarifs et de juger de la qualité du service client. Pour ce faire, il est recommandé de consulter les avis des utilisateurs ou de demander une démonstration de la solution, si cela est possible.
Dans le cas de l’IPBX cloud, de nombreux fournisseurs proposent des périodes d’essai qui permettent de tester les fonctionnalités en conditions réelles.
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Grâce à ses fonctionnalités, sa flexibilité et sa capacité à faciliter le télétravail, l’IPBX s’impose comme un atout majeur pour optimiser les communications internes et externes. Que ce soit pour améliorer leur productivité, centraliser leurs informations ou accompagner la transition vers de nouveaux modes de travail, les entreprises peuvent désormais compter sur un allié de taille pour leur téléphonie.
