La digitalisation emporte tout sur son passage. Dans les entreprises, les outils de communication se transforment pour s’adapter aux nouvelles attentes, celles des clients et des partenaires, comme celles des collaborateurs eux-mêmes – notamment en matière de mobilité et de travail hybride.
Tous les processus professionnels sont concernés, qu’ils soient opérationnels ou stratégiques. Même la téléphonie classique – rattachée à une carte SIM et à un appareil en particulier, voire à une adresse physique comme c’est le cas pour une ligne fixe – est progressivement en train de laisser place à des innovations technologiques mieux adaptées aux besoins des entreprises. C’est le cas de la téléphonie dématérialisée : une solution qui optimise la gestion des appels tout en offrant aux organisations de nouvelles fonctionnalités performantes, et qui s’aligne sur les modes de travail actuels.
Savez-vous ce qu’est un numéro professionnel dématérialisé et quels bénéfices votre entreprise peut en tirer ?
Qu’est-ce qu’un numéro professionnel dématérialisé ?
Un numéro professionnel dématérialisé est un numéro qui n’est rattaché à aucune ligne téléphonique fixe ni à aucune carte SIM physique. Il n’est pas relié à un poste spécifique dans l’entreprise, ni restreint à une adresse donnée. Ce qui veut dire que tous les appels reçus sont centralisés, et accessibles depuis un numéro unique sur tout type d’appareil.
Il s’agit, en somme, d’un numéro hébergé dans le Cloud, donc 100 % en ligne. De la même façon que vous pouvez consulter vos emails depuis un appareil connecté, où que vous soyez, la technologie du numéro virtuel vous permet d’accéder à vos services téléphoniques depuis n’importe où et en utilisant n’importe quel type d’appareil – à condition de disposer d’une connexion au web.
Alors que les numéros traditionnels reposent soit sur le réseau téléphonique commuté (RTC), soit sur l’utilisation d’une carte SIM insérée dans le téléphone, un numéro virtuel (ou numéro Cloud) fonctionne par Internet via une technologie de type VoIP, pour « Voice over Internet Protocol» (Voix par Internet). Ce faisant, tous les appels qui passent par ce numéro transitent par le web, en vertu des données hébergées sur un serveur distant et d’un logiciel spécifique.
Quels sont les avantages des numéros professionnels dématérialisés ?
Le numéro professionnel dématérialisé constitue ainsi une avancée notable par rapport à la téléphonie classique. Concrètement, quels avantages votre entreprise peut-elle en tirer ?
Un maximum de flexibilité (surtout en mobilité)
Le principal avantage de la téléphonie virtuelle réside dans sa grande flexibilité, en particulier dans le contexte de la mobilité accrue des collaborateurs.
Les commerciaux sont perpétuellement en mouvement ? Une partie de l’équipe marketing ou support travaille à domicile ? Vos bureaux sont dispersés géographiquement, mais vous souhaitez centraliser les communications ? En disposant d’un numéro professionnel dématérialisé, chaque collaborateur est en mesure de répondre à ses appels ou de consulter sa messagerie vocale où qu’il soit, depuis son bureau ou son domicile, depuis un espace de coworking, depuis l’entreprise du client, ou en déplacement.
À condition d’avoir une connexion Internet solide, toute personne de l’entreprise peut utiliser son numéro professionnel n’importe où dans le monde. C’est donc une manière d’adapter votre organisation aux nouveaux modes de travail et aux usages modernes.
Un plus grand nombre d’appels traités
Vous aurez compris qu’avec un numéro professionnel dématérialisé, il est plus facile pour le collaborateur de répondre présent lorsqu’il est contacté par un prospect, un client ou un partenaire. De plus, la centralisation des communications permet de configurer un seul et unique numéro pour qu’il sonne sur plusieurs appareils en simultané – ce qui augmente considérablement les chances que l’appel soit traité.
Par conséquent, l’adoption du numéro virtuel est une excellente façon de garantir la réception des appels, condition sine qua non pour maintenir la continuité du service et améliorer la satisfaction des appelants. En outre, un plus grand nombre d’appels traités se traduit par une hausse des opportunités commerciales.
Un potentiel décuplé grâce à des fonctionnalités multiples
La mise en place d’un numéro virtuel s’inscrit dans une démarche plus globale d’implémentation d’une technologie de téléphonie Cloud. Or, celle-ci a l’avantage de vous donner accès à un certain nombre de fonctionnalités innovantes qui vont contribuer à décupler les performances de ce canal de communication. Quelques exemples :
- Vous pouvez synchroniser votre solution de téléphonie Cloud avec votre outil CRM, ce qui permet de retrouver aisément l’historique des appels relatifs à chaque client, et de suivre de près les performances (avec des indicateurs spécifiques : nombre d’appels passés, durée moyenne de conversation, etc.).
- Vous pouvez accéder à des leviers de digitalisation de la relation client, comme un menu vocal pour orienter les appelants en fonction de leurs besoins, la transcription des conversations, ou encore la collecte des données relatives aux appels afin d’alimenter votre stratégie data-driven.
- Vous pouvez créer autant de numéros virtuels que vous le souhaitez, tous gérés à partir du même système. Cela vous donne la possibilité de séparer les numéros en fonction des usages, et par exemple d’attribuer à un commercial un numéro professionnel dématérialisé ainsi qu’un numéro personnel, tous deux accessibles depuis son smartphone.
Une gestion simplifiée du système téléphonique
Ces différents avantages pourraient laisser entendre que la mise en place et la gestion d’un numéro professionnel dématérialisé sont d’une complexité sans nom. Non seulement il n’en est rien, mais le recours à la téléphonie Cloud s’avère plus bien simple d’accès et d’utilisation que la téléphonie fixe ou mobile classique.
En effet, des interfaces en ligne particulièrement intuitives facilitent la gestion des numéros virtuels, permettant aux entreprises de paramétrer et de modifier leur système téléphonique sans devoir faire appel à des intervenants extérieurs. Par exemple : ajouter ou supprimer des utilisateurs, router les appels, personnaliser les messages vocaux, ou encore adjoindre de nouveaux numéros dématérialisés. Idem pour les statistiques des appels, accessibles en toute simplicité.
Autre point important en matière de gestion : avec un numéro professionnel dématérialisé, vous n’avez plus à vous soucier de la question de la portabilité. Même en changeant de téléphone ou d’ordinateur, vous avez l’assurance de retrouver le même numéro – celui qu’ont déjà tous vos contacts !
Une qualité optimale des appels
Les technologies employées dans le cadre de la VoIP garantissent une qualité audio optimale, bien supérieure à ce que peut offrir la téléphonie analogique. Peu importe que les interlocuteurs soient installés dans les mêmes locaux ou séparés par des milliers de kilomètres, la qualité sonore est toujours la même – vous l’avez sans doute déjà constaté si vous utilisez des applications de messagerie instantanée pour téléphoner. Tout cela, bien entendu, à condition de disposer d’une connexion Internet de qualité !
Des coûts (largement) réduits
En matière d’installation matérielle comme de communication, la mise en place d’un numéro professionnel dématérialisé permet à l’entreprise de réaliser des économies significatives.
- Pour ce qui est de l’installation, l’infrastructure téléphonique est tout simplement inexistante : pas besoin de lignes câblées, de prises T, de combinés fixes. Tout cet aspect est géré par votre fournisseur VoIP, depuis des serveurs distants. Les appels passent par Internet et sont accessibles depuis le parc matériel existant, qu’il s’agisse des ordinateurs, des téléphones portables ou des tablettes. Ce qui veut dire que les frais de maintenance physique sont eux aussi grandement limités !
- Quant aux communications, il faut savoir que les appels par VoIP sont moins coûteux que les appels passant par une ligne fixe ou par le biais d’une carte SIM. C’est notamment le cas à l’international, dont les tarifs sont sensiblement inférieurs à ceux des opérateurs traditionnels (les prix qui s’appliquent étant ceux des appels locaux). À ce titre, les opérateurs VoIP permettent de créer des numéros professionnels dans plusieurs dizaines de pays, une fonctionnalité pratique pour les entreprises qui souhaitent localiser leurs appels.
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En résumé, le numéro professionnel dématérialisé constitue une avancée majeure sur le plan technologique, autant qu’un puissant levier d’optimisation des communications au sein de l’entreprise. Loin de se limiter aux appels entrants et sortants, la téléphonie virtuelle offre une batterie d’avantages (mobilité, fonctionnalités diverses, simplicité de gestion, réduction des coûts) qui la rendent rapidement indispensable aux yeux des collaborateurs.
Par ailleurs, le passage aux numéros virtuels est aussi une nécessité. Avec la clôture programmée du réseau téléphonique commuté, il ne sera bientôt plus possible de passer ou de recevoir des appels par le biais des téléphones fixes branchés sur les prises T. Adopter au plus vite une solution de téléphonie VoIP, c’est donc aussi prendre de l’avance sur la fin inéluctable de l’ancien monde des communications.
