PME & TPE : quelle solution de gestion des appels choisir ?5 min read

Le téléphone joue un rôle déterminant dans la réalisation de vos performances et la satisfaction de vos clients et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise. Votre accueil téléphonique peut même devenir un véritable avantage concurrentiel si votre solution de gestion des appels est en accord avec vos besoins et qu’elle dispose de toutes les fonctionnalités qui vous sont nécessaires.

Néanmoins, à l’heure de franchir le pas, faire un choix peut s’avérer plus difficile que prévu. À ce stade, votre objectif est d’identifier le fournisseur idéal qui vous proposera une technologie et un service adaptés à votre besoin. Dans cet article, découvrez comment construire votre cahier des charges pour tirer profit des meilleurs bénéfices de votre future solution de gestion des appels !

Prérequis n°1 : une solution de gestion dématérialisée

En tant qu’entreprise en développement, vous devez continuellement vous adapter aux changements. Arrivées de nouvelles recrues, évolutions des tendances du secteur…autant d’éléments qui vous contraignent également à adapter votre accueil téléphonique.

Impossible que vous n’ayez pas entendu parler des solutions 2.0 de gestion des appels, tant ces dernières font parler d’elles. Entièrement dématérialisées, les solutions Cloud réinventent la téléphonie pour vous permettre davantage d’autonomie et de flexibilité. En clair, tout ce dont vous avez besoin pour modifier votre accueil téléphonique en toute autonomie.

En résumé, un accueil téléphonique dans le Cloud c’est : 

• Une solution accessible via le net, depuis n’importe quel navigateur web et où que vous soyez ;
• la possibilité d’effectuer des modifications en toute autonomie, à votre rythme et selon vos besoins ;
• la fin des installations sur site et des nombreux frais de maintenance.

La solution de serveur vocal interactif Dexem vous offre, en plus de l’ensemble des avantages relatifs au Cloud, un environnement simple d’utilisation. Notre solution s’adapte aux différents profils de votre entreprise pour vous permettre de modifier simplement vos horaires, audios ou destinations de transfert, sans que cela ne nécessite des compétences techniques particulières. Effectuées depuis le bureau, à la maison ou en déplacement, ces modifications se répercutent en temps réel sur votre accueil téléphonique, pour vous permettre d’être réactif en toutes circonstances.

Prérequis n°2 : une solution qui s’adapte à mes clients et collaborateurs

Vous avez connu de nombreux bouleversements ces dernières années. Et comment ne pas les évoquer sans parler de leurs répercussions sur vos clients et collaborateurs ?

Avec la récente crise sanitaire, la dématérialisation et le télétravail se sont peu à peu imposés et vous ont contraints, par la même occasion, à revoir votre organisation. La majorité de vos collaborateurs ont sans aucun doute instauré le télétravail dans quelques-unes de leurs journées de travail. Et si cette pratique peut parfois mener votre gestion à rude épreuve, grâce au serveur vocal interactif dans le Cloud, l’adaptation n’est plus qu’un jeu d’enfant ! Vous pouvez choisir de paramétrer des destinations de transfert vers des numéros mobiles ou fixes, ce qui vous permet de vous adapter aux déplacements de vos collaborateurs et à leurs habitudes.

De nouvelles habitudes qui vous poussent également à former des collaborateurs plus autonomes.  Et un SVI peut tout à fait vous aider dans cette démarche ! Grâce à ses nombreuses intégrations, le SVI Dexem accompagne vos collaborateurs de l’appel, jusque dans leur CRM, pour leur permettre de compléter les informations relatives aux appelants.

Et dans tout cela, qu’en est-il de vos clients ?

Du côté du marché, les habitudes ont également été bouleversées. Confinement oblige, nombreux sont vos prospects et clients à s’être tournés vers des solutions d’achat en ligne et vers des moyens de communication rapides et multiples. Et malgré ce que beaucoup auraient pu penser, le téléphone reste l’un des moyens de contact privilégiés par les clients. Il est donc un canal dont vous devez particulièrement prendre soin pour qu’il ne se transforme pas en véritable supplice pour vos clients.

Une solution de serveur vocal interactif dans le Cloud vous permet de qualifier les appels avant même qu’ils ne soient transférés. Le SVI interroge l’appelant (grâce à la technologie DTMF ou au langage naturel) et peut ainsi le transférer au collaborateur ou service compétent. Terminées les multiples mises en relation, vous offrez désormais à vos appelants un parcours unique et entièrement personnalisé.

Prérequis n°3 : des fonctionnalités qui répondent à mes besoins

Avoir une solution facile d’accès et qui plaise à vos clients et collaborateurs c’est bien, mais avec des fonctionnalités innovantes qui s’accordent parfaitement à vos besoins, c’est encore mieux !

Comme chaque entreprise est différente, Dexem a développé diverses fonctionnalités pour répondre aux besoins les plus personnalisés :

• Numéro unique, avec indicatif géographique ;
• Statistiques des appels détaillées ;
• Enregistrement des appels ;
• Appels en simultané ;
• Langage naturel ;
• etc…

Ces fonctionnalités ne sont pas seulement des outils pratiques. Elles vous permettent d’améliorer considérablement votre accueil téléphonique et de le personnaliser en fonction de vos besoins et des attentes de vos clients.

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Avec la mise en place d’un serveur vocal interactif dans le Cloud, vous améliorez la gestion de vos appels entrants, tout en fournissant une expérience appelant personnalisée. De quoi impacter positivement l’image de marque de votre structure, de vous démarquer de la concurrence et de partir sereinement à la conquête de nouveaux clients !