Pourquoi et comment paramétrer une messagerie vocale professionnelle ?

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Malgré la récente diversification des canaux de communication (messageries instantanées, emailings et réseaux sociaux…), le téléphone reste le canal privilégié de vos clients et prospects. Communiquer à l’oral permet en effet des échanges rapides, simplifiés et avec une dimension humaine fortement appréciée.

Cependant, qu’ils soient en réunion, en déplacement ou absents, vos collaborateurs ne sont pas toujours en mesure de répondre aux appels. Dans ce cas, vous pouvez compter sur la messagerie vocale pour satisfaire vos appelants !

Dans cet article, découvrez les avantages d’une messagerie vocale et les bonnes pratiques à adopter pour l’inclure dans votre accueil téléphonique actuel.

Messagerie vocale professionnelle : quels avantages ?

Soyons honnêtes, personne n’apprécie tomber sur un répondeur. Pourtant, cette fonctionnalité téléphonique revêt de nombreux avantages pour votre entreprise, ainsi que pour vos clients.

En tant qu’entreprise, il est important que vous restiez joignable auprès de vos clients et prospects. Et pour une stratégie téléphonique réussie, il faut également savoir communiquer pendant les périodes d’indisponibilité.

Que votre entreprise soit fermée ou que certains de vos collaborateurs soient absents, la mise en place d’une messagerie vous permet de rester à l’écoute de vos appelants, tout en leur transmettant des informations pertinentes. 

En s’ajoutant à votre accueil téléphonique actuel, votre messagerie permet à vos équipes de ne plus manquer aucune opportunité. En laissant un message sur votre boîte vocale, l’appelant vous offre l’occasion de le recontacter, tout en vous donnant de premiers indices sur sa demande. Lorsque c’est le cas, vos équipes peuvent se préparer à répondre à la demande et à rappeler l’interlocuteur dans les plus brefs délais.

Pour vos appelants, la messagerie vocale permet une expérience positive et rassurante. Votre entreprise est à l’écoute de son message et lui permet d’exprimer sa demande, même lorsque ses collaborateurs ne sont pas disponibles. Et oui, bien que cela vous soit impensable, il est possible pour vos appelants de se sentir considérés, même à travers un répondeur téléphonique !

En clair, une messagerie vocale vous permettra d’optimiser votre image de marque, de fluidifier les échanges avec vos clients, tout en améliorant votre relation client et ainsi, vos chances de réaliser des ventes.

Mise en place de votre messagerie : conseils & bonnes pratiques

La mise en place d’une messagerie ne prend en général que quelques minutes. Cependant, avant de vous lancer, on aimerait vous partager quelques conseils et bonnes pratiques à ne pas manquer.

Pour commencer, dites au revoir aux répondeurs automatiques générés par votre opérateur. Car, pour séduire vos clients et profiter d’une bonne image de marque, votre messagerie doit être personnalisée et à l’image de votre entreprise.

Personnaliser le message de votre répondeur vous permettra notamment :

  • de rappeler vos horaires d’ouverture, tout en invitant vos appelants à réitérer leur appel ultérieurement ;
  • de communiquer sur vos éventuelles absences et d’indiquer que vous rappellerez dès votre retour ;
  • de donner une alternative à l’appelant pour obtenir les informations souhaitées (site web, numéro d’urgence…) ;
  • etc.

Gardez en tête que le message précédant votre répondeur ne doit pas excéder les 30 secondes. Au-delà, vos appelants auront raccroché avant de laisser leur message. De plus, veillez à rassurer l’appelant en énonçant clairement le nom de votre entreprise et ce, dès le début de la diffusion de votre message. Enfin, lorsque vous proposez des moyens de contact alternatifs, énoncez-les clairement et n’hésitez pas à les épeler si nécessaire.

Voici quelques exemples de messages audios qui vous aideront à démarrer du bon pied :

« [Nom de l’entreprise], bonjour. Nous ne pouvons malheureusement pas donner suite à votre appel. Veuillez indiquer votre nom ainsi que vos coordonnées, un de nos conseillers vous contactera sous 48h. »

« Bonjour et bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Nous sommes actuellement fermés. Notre standard ouvre de 08h à 12h et de 14h à 18h. Vous pouvez nous laisser un message après le bip, nous vous rappellerons dans les plus brefs délais. A bientôt. »

Certains outils tels que les serveurs vocaux interactifs et standards téléphoniques vous offrent des fonctionnalités supplémentaires qui permettent, en plus de la diffusion du message précédant le répondeur, de paramétrer une alerte appel manqué par mail. Grâce à cette alerte, avertissez vos équipes en temps réel des appels manqués et des messages laissés, et améliorez ainsi leur réactivité.


Exemple d’alerte appel manqué par email. La mise en forme d’un email d’alerte est entièrement modifiable et personnalisable. Dans le cas où l’appelant laisse un message sur le répondeur, ce dernier est ajouté en tant que document audio en pièce-jointe du mail.

Les logiciels Cloud vous permettent également une réelle autonomie dans la gestion de votre répondeur. Depuis votre compte, accessible depuis n’importe quel navigateur web, vous êtes libres de modifier vos messages audios à n’importe quel moment, pour adapter votre messagerie aux différentes situations de votre organisation. Modifiez l’ensemble de vos paramètres et observez votre accueil téléphonique évoluer en quelques secondes seulement.

***

Lorsqu’elle est personnalisée et correctement paramétrée, votre messagerie professionnelle peut se transformer en un véritable avantage concurrentiel. Augmentation de la satisfaction client, optimisation de l’image de marque…autant d’avantages qui font de cette fonctionnalité, un indispensable de votre accueil téléphonique.

Qu’attendez-vous pour l’optimiser ? 😉

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