Le digital a beau redistribuer les cartes professionnelles en transformant les modes de travail, les processus métiers et les interactions, la notion de communication n’a pourtant rien perdu de son importance. Communication avec les clients, bien sûr, mais aussi avec les partenaires et les parties prenantes, et entre les collaborateurs en interne. C’est pourquoi les entreprises doivent pouvoir compter sur un système téléphonique performant et adapté à leurs besoins.
Bien plus qu’un simple outil de communication, un système téléphonique professionnel est aussi un véritable instrument de collaboration, d’optimisation interne, d’amélioration de la relation client, ou encore de sécurisation des données. Les fonctionnalités accessibles permettent aux organisations de garantir une gestion optimale des appels, de s’assurer que les appelants pourront toujours tomber sur la bonne personne au bon moment, et de collecter des données pour alimenter leur stratégie data-driven.
IPBX, VoIP, téléphonie Cloud… Indépendamment de la technologie employée, pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un système téléphonique professionnel ?
1. Un système téléphonique offre plus de flexibilité
La pandémie récente n’a fait qu’accélérer une transformation commencée bien en amont : une évolution drastique des attentes des collaborateurs au regard des modes de travail, au profit de toujours plus de flexibilité. Pour satisfaire les besoins de leurs employés et recruter de nouveaux talents, les entreprises ont aujourd’hui intérêt à offrir à leur personnel plus de souplesse et de liberté, que ce soit en proposant le full remote ou en optant pour le travail hybride. Dans cette optique, elles doivent mettre à disposition les bons outils afin de créer les conditions idéales, notamment en matière de communication interne et externe. C’est ce que permet de faire un système téléphonique évolué.
La téléphonie VoIP, en particulier, donne l’opportunité aux collaborateurs de prendre et de passer des appels où qu’ils soient, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, simplement en accédant à un numéro de téléphone virtuel.
Enfin, la flexibilité d’un système téléphonique professionnel passe aussi par son évolutivité : il a la capacité de grandir en même temps que votre entreprise, et de s’adapter à vos besoins en matière de volume d’appels et de nombre de lignes accessibles. Votre marché s’étend ? Vous créez de nouveaux numéros locaux en un clin d’œil, même à l’étranger. Vous recrutez ? Vous ajoutez des lignes et des postes en quelques secondes.
2. Un système téléphonique vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités
L’avantage d’un système téléphonique pour entreprise (IPBX, VoIP ou Cloud) réside dans le grand nombre de fonctionnalités proposées par les fournisseurs de services, susceptibles d’améliorer votre offre de service et d’optimiser vos communications. Les plus basiques, comme la messagerie vocale, l’attribution d’un numéro professionnel dédié à chaque utilisateur, ou le routage des appels, sont généralement incluses d’office. Les plus avancées, néanmoins, peuvent varier en fonction des opérateurs et des abonnements (gestion des files d’attente, menus vocaux, ou encore transcription des appels), et être proposées en supplément.
Il est donc crucial de choisir votre offre de téléphonie d’entreprise en tenant compte des fonctionnalités dont vous avez besoin.
3. Un système de téléphonie qui garantit un service client optimal
La communication téléphonique fait partie des interactions privilégiées entre les entreprises et leurs clients. Dans ce contexte, l’utilisation d’un système téléphonique professionnel confère un avantage concurrentiel notable à votre organisation, en contribuant à améliorer grandement la satisfaction de vos appelants. En effet, un tel système vous permet…
- d’assurer une présence téléphonique permanente, même en dehors de vos horaires d’ouverture ;
- de faire aboutir les appels où que se trouvent (physiquement) les personnes concernées ;
- de router les communications afin de transférer les appelants vers les bons services ;
- d’accueillir et de guider les appelants à l’aide d’un menu vocal ;
- d’offrir une expérience de qualité à vos clients en toutes circonstances.
4. Un système qui offre un maximum de sécurité
Les communications téléphoniques d’entreprise doivent répondre à des critères stricts de fiabilité et de sécurité, tout en respectant la réglementation. Il s’agit de protéger les données personnelles de vos clients et les informations professionnelles de votre organisation, de garantir la confidentialité des appels, mais aussi d’assurer en toutes circonstances la continuité de votre service – afin de maintenir au plus haut niveau la satisfaction de vos interlocuteurs.
Les systèmes téléphoniques modernes offrent des garanties de sécurité optimales pour les entreprises : le système IPBX leur confère un contrôle direct sur leurs données, celles-ci étant hébergées localement, tandis que les technologies Cloud sont hébergées par des tiers spécialisés qui stockent les données dans des datacenters hautement protégés.
5. Un système de communication professionnel idéal pour rationaliser vos dépenses
Enfin, l’intérêt d’un système téléphonique professionnel réside dans son potentiel de réduction des coûts. C’est le cas pour les technologies VoIP hébergées dans le Cloud (les systèmes IPBX et VoIP sur site nécessitent des installations physiques coûteuses). Avec la téléphonie Cloud, vous n’avez pas besoin d’installer quoi que ce soit dans vos bureaux, ni d’acheter du matériel pour chaque nouvel employé.
Les coûts des communications eux-mêmes sont rationalisés, car acheminés via Internet plutôt que sur des lignes classiques – dans la limite de votre bande passante. Votre seule obligation consiste à disposer d’une connexion Internet très haut débit et de payer un abonnement au service. En contrepartie, vous bénéficiez d’une facturation simplifiée et de coûts prévisibles.
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L’adoption d’un système téléphonique professionnel est la promesse de nombreux avantages pour votre entreprise. Il ne vous reste plus qu’à opter pour la technologie capable de répondre le mieux à vos besoins !
