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Professionnels de la restauration : comment le Rapport des Heures du Jour va vous aider à comprendre si vous perdez des commandes ?5 min read

7 janvier 2022 | Relation Client, Ventes

En tant que professionnels de la restauration, vous êtes confrontés à un important volume d’appels entrants par jour. Prises de commandes, demandes d’informations, confirmations de commandes… nombreuses sont les raisons de ces appels qui rythment vos journées.

Pour comprendre vos clients et leurs habitudes, rien de tel que d’avoir accès à des données complètes et précises. Avec notre solution de serveur vocal interactif, découvrez de nombreux rapports statistiques tels que : le rapport de trafic, l’historique des appels ou encore le rapport des heures du jour.

Recevez-vous plus d’appels le lundi ou le mercredi ? A 12h, 14h ou 18h ? Êtes-vous suffisamment organisé pour décrocher la majorité des appels que vous recevez et ainsi, augmenter votre volume de ventes ? On vous répond.

Le Rapport des Heures du jour : quel impact sur vos ventes ?

Le Rapport des Heures du jour de Cloud IVR vous permet de comprendre la répartition des appels en fonction des heures de la journée et ce, sur une période de temps donnée.

Grâce à ce rapport, identifiez quelles sont les heures fréquentes de vos appels entrants. Apprenez à découvrir vos clients et observez également comment vos équipes gèrent ces appels : combien ont été décrochés ? Combien ont été manqués ?

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En tant que professionnels de la restauration, vous savez que certaines heures de la journée vous génèrent plus d’appels que d’autres. Cependant, avec ce rapport, attendez-vous à être surpris !

Alors que les habitudes à la française concernant les prises de repas s’étendent généralement de 12h à 14h puis de 19h à 21h, vous seriez surpris de découvrir que certains clients vous appellent dès 11h.

Quelle conséquence pour votre entreprise ? Vous n’êtes pas sans savoir que la restauration est un secteur très concurrentiel. Chaque appel entrant est donc le moyen d’acquérir un client potentiel et chaque appel manqué, une invitation à appeler un restaurant concurrent à proximité.

En comprenant quand vous recevez le plus d’appels entrants, vous pouvez agir sur votre organisation. Dès lors, comment optimiser son organisation pour être disponible et réactif au moment où vous recevez le plus d’appels ?

Découvrez 3 façons d’augmenter vos ventes

Soyons honnêtes : répondre à 100% des appels est un objectif pratiquement impossible, à moins de se faire greffer un téléphone… Néanmoins, pour améliorer le nombre d’appels décrochés et ainsi, augmenter vos ventes, il vous est possible d’agir sur certains éléments de votre organisation.

Aujourd’hui, nous vous proposons de vous aider à améliorer la prise de commande par téléphone en vous proposant 3 solutions :

1 – Revoyez vos horaires d’ouverture

Vous avez très certainement établit les horaires d’ouverture de votre restaurant en fonction des habitudes de votre clientèle. Cependant, cela est-il suffisant pour capturer le plus grand nombre de commandes ?

Vous n’êtes pas sans savoir qu’il est important, pour le bon fonctionnement de votre restaurant, que vos employés débutent leur service quelques temps avant l’ouverture au public. Mise en route des cuisines, préparation des tables…nombreuses sont les tâches à exécuter. Cependant, avez-vous pensé à vos appels ?

Vos employés en service à partir de 11h, 1h  avant l’ouverture du restaurant, manquent un important nombre d’appels. Pour quelle raison et que faire pour résoudre ce problème ?

La raison de leur impossibilité à se consacrer aux appels entrants peut être multiple. Cependant, il est probable que :

  • Le temps que votre équipe se mette en place, elle est indisponible pour répondre
  • Une fois disponible, elle est occupée à d’autres tâches : préparation des premières commandes, nettoyage de la salle…

 

Pour éviter de manquer un nombre trop important d’appels pendant ces heures, il vous est tout à fait possible de modifier les horaires de service de vos employés. Pensez à les faire débuter en fonction de vos pics d’appels et organisez-vous pour les faire venir quelques temps avant ce dernier, de sorte à ce qu’ils puissent se mettre en place.

2 – Organisez votre équipe

Pourquoi ne pas attribuer à une personne de votre équipe le rôle de standardiste ?

Identifiez au préalable vos pics d’appels grâce au Rapport des heures de la journée pour organiser son planning. Si vous recevez un grand nombre d’appels à 12h, prévoyez-lui une plage horaire spécifiquement dédiée à la gestion des appels.

Vous pouvez également décider de gérer vos appels entrants en vous appuyant sur une équipe, basée au siège de votre entreprise, qui viendra vous épauler lors des pics d’appels.

Pour se faire, il vous suffit de configurer des numéros de débordement, lesquels redirigeront automatiquement les appelants vers cette équipe, externe à votre restaurant. Cette option vous évite de réquisitionner un de vos employés pour gérer les appels et en cas d’affluence, d’assurer la prise de commande des appelants pour lesquels vous n’avez pas pu prendre l’appel.

3 – Modifiez votre serveur vocal interactif

Pour améliorer la gestion de vos appels entrants et ainsi, augmenter votre volume de ventes, vous pouvez également vous aider de votre serveur vocal interactif, en y ajoutant des contenus audio.

En dehors de vos horaires d’ouverture, paramétrez une annonce leur rappelant vos horaires et les invitant à rappeler plus tard. Vous pouvez également configurer une messagerie qui les invitera à laisser un message, lequel vous sera immédiatement notifié par email.

Lors de vos périodes d’affluence, lorsque vos employés sont occupés : pourquoi ne pas diffuser un message les invitant à commander sur internet ? En leur proposant une alternative, vous offrez à vos appelants l’opportunité de passer commande, même en période de forte affluence.

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Si les nombreux appels que votre restaurant reçoit par jour peuvent s’avérer être un véritable casse-tête, gardez en tête qu’ils sont signe de bonne santé. Plus la demande est importante, plus votre chiffre d’affaire sera conséquent. A terme, si les appels se font de plus en plus nombreux, pourquoi ne pas songer à ouvrir un autre restaurant à proximité ?

Vous avez à présent toutes les clefs en main pour ne plus perdre aucune commande et ainsi améliorer votre rentabilité.

Vous souhaitez échanger sur le Rapport des Heures du jour ? N’hésitez pas à nous contacter, nous serions ravis d’échanger avec vous !