Qu’est-ce qu’un numéro virtuel ?10 min read

Jusqu’à présent, les numéros de téléphone étaient communément associés à des lignes téléphoniques physiques ou des cartes SIM. Cependant, l’arrivée du numérique et les exigences croissantes de productivité et de flexibilité des entreprises ont profondément transformé le paysage, donnant notamment naissance au numéro virtuel.

En effet, à l’ère de la dématérialisation, et dans un monde de plus en plus connecté, les outils numériques réinventent la manière dont nous travaillons, communiquons et interagissons. Dans ce contexte, et avec l’émergence de plateformes cloud, le numéro virtuel se positionne comme une solution innovante pour répondre aux besoins des professionnels et de leurs clients.

Dans cet article, explorez les avantages du numéro virtuel et ses cas d’usage, dans un monde où la connectivité et la mobilité sont des éléments clés de réussite professionnelle.

Qu’est-ce qu’un numéro virtuel ?

Un numéro virtuel est un numéro de téléphone dématérialisé, sans lien avec une carte SIM physique ou une ligne téléphonique traditionnelle.

Hébergé dans le cloud, un numéro virtuel permet de passer et recevoir des appels, comme un numéro de téléphone ordinaire. De plus, il offre la possibilité de rediriger les appels vers un ou plusieurs autres numéros.

Les opérateurs télécoms ainsi que certains éditeurs de solutions logicielles spécialisés en téléphonie fournissent ce type de numéro.

Comment fonctionne le numéro virtuel ?

Contrairement aux numéros traditionnels qui sont associés à des lignes physiques, les numéros virtuels sont hébergés dans le cloud, généralement géré par un fournisseur externe.

Un numéro virtuel utilise la technologie de VoIP (Voice over Internet Protocol) pour fonctionner, laquelle achemine les appels via le réseau Internet. Autrement dit, la voix est convertie en données numériques, puis exploitée via Internet.

Lorsqu’un appel est présenté à un numéro virtuel, il est ensuite transféré vers un ou plusieurs numéros de téléphone choisis par l’entreprise elle-même. Ces transferts peuvent se faire vers divers types d’appareils, qu’il s’agisse d’un téléphone fixe, d’un mobile ou même d’un ordinateur.

Les différents types de numéro virtuel

Tout comme les numéros de téléphone traditionnels, il existe diverses catégories de numéros virtuels. Leurs particularités nous permettent notamment de les classer en 4 familles.

Les numéros gratuits ou numéros verts

Un numéro gratuit, également appelé numéro vert, est un numéro de téléphone conçu pour permettre aux appelants de contacter une entreprise, sans encourir de frais téléphoniques. Dans ce cas, les frais d’appels sont alors supportés par l’entreprise elle-même. Ces numéros sont principalement utilisés par des services d’assistance ou des organismes gouvernementaux.

En France, le numéro gratuit est généralement reconnaissable grâce à son préfixe. En effet, il débute généralement par 0800, 0801, 0802, 0803, 0804 ou 0805 dans le cas des numéros à 10 chiffres, 116 pour les numéros à 6 chiffres et 34 pour ceux à 4 chiffres.

Les numéros nationaux

Les numéros nationaux français débutent par le préfixe 09. Contrairement aux numéros gratuits, les numéros nationaux peuvent entraîner des frais pour l’appelant, lesquels peuvent varier en fonction de l’opérateur téléphonique et du type de forfait de l’appelant.

Ces numéros nationaux sont particulièrement populaires auprès des professionnels ayant une activité à l’échelle nationale et pour lesquelles il n’est pas nécessaire de développer une image locale auprès de leur public cible.

Les numéros géographiques

Les numéros géographiques, constitués de 10 chiffres et débutant par les indicatifs 01, 02, 03, 04 et 05, sont associés à des régions spécifiques en France. Aussi appelés numéros régionaux, ces préfixes correspondent chacun à une zone géographique particulière. Par exemple, l’indicatif 02 est attribué à la région ouest de la France.

Les entreprises ont souvent recours aux numéros géographiques pour renforcer leur présence locale.

Les numéros internationaux

Si les numéros français sont composés de 10 chiffres, dont les 2 premiers caractérisent leur nature (gratuit, national ou géographique), le format des numéros internationaux varie, quant à eux, en fonction de chaque pays.

Pour réaliser un appel international, il est nécessaire d’ajouter un code spécifique au numéro de téléphone de l’interlocuteur afin de le convertir en numéro international. Par exemple, un numéro français devient un numéro international en ajoutant le code international « 0033 » ou « +33 », suivi du numéro de téléphone initial sans son premier chiffre 0, ce dernier étant remplacé par le code international.

Les avantages d’un numéro virtuel

De nos jours, de plus en plus de professionnels optent pour l’utilisation de numéros virtuels pour gérer leurs communications par téléphone. Ce choix s’explique par de nombreuses raisons.

Parmi les avantages offerts par les numéros virtuels aux entreprises, on peut citer :

La flexibilité

Grâce à son hébergement cloud, le numéro virtuel offre une grande flexibilité aux entreprises. Les interfaces des éditeurs de logiciels étant désormais accessibles en ligne, la création d’un numéro virtuel se fait donc en quelques clics. Ainsi, les entreprises peuvent facilement créer de nouveaux numéros de manière autonome, à mesure qu’elles accueillent de nouveaux collaborateurs ou que leur organisation évolue.

La mobilité

Le fonctionnement du numéro virtuel, caractérisé par sa capacité à transférer les appels vers n’importe quel appareil, permet aux entreprises de gérer leurs appels de façon optimale, même en dehors de leurs locaux. Les déplacements professionnels et le télétravail étant devenus courants chez les collaborateurs, les numéros virtuels s’adaptent à cette mobilité en permettant le transfert d’appels vers des téléphones fixes, des mobiles et même des ordinateurs.

L’accès à des fonctionnalités avancées

Associé à une solution de téléphonie d’entreprise ou de standard téléphonique, le numéro virtuel permet aux entreprises de bénéficier de nombreuses fonctionnalités, pensées pour automatiser et professionnaliser la gestion des appels. C’est le cas par exemple des fonctionnalités de calendrier, de musique d’attente, de sonnerie simultanée sur plusieurs postes ou encore d’enregistrement des appels.

L’amélioration de la productivité

Couplé à un standard téléphonique, le numéro virtuel permet également de transférer les appels en fonction des motifs d’appels, des disponibilités des collaborateurs, ou en fonction de règles prédéfinies. Ces stratégies de transferts d’appels visent à accroître la productivité des équipes en ne leur transférant que les appels correspondant à leur domaine de compétences, et en ne les mettant en relation qu’au moment opportun.

Les utilisations courantes du numéro virtuel

De nombreux avantages peuvent être tirés de l’utilisation d’un numéro virtuel, et il existe presque autant de cas d’usage que d’entreprises.

Cependant, 4 utilisations du numéro virtuel se démarquent particulièrement parmi celles adoptées par les entreprises.

S’équiper d’un numéro professionnel

Certains professionnels se tournent dans un premier temps vers le numéro virtuel pour dissocier leurs appels professionnels de leurs appels personnels.

Dans les débuts, lorsque le volume d’appels est peu élevé, il n’est pas rare que les entrepreneurs ou collaborateurs gèrent ces appels depuis leurs téléphoniques portables personnels. Cependant, à mesure que le nombre d’appels augmente, il devient stratégique de distinguer les appels professionnels pour une meilleure organisation.

Grâce au numéro virtuel, les collaborateurs peuvent toujours utiliser leur téléphone mobile pour passer et recevoir des appels, mais en utilisant un numéro professionnel, associé à l’entreprise. Ce fonctionnement contribue à renforcer l’image professionnelle de l’entreprise et offre davantage de possibilités aux professionnels, telles que la gestion des appels depuis le cloud, le webphone ou encore l’historique des appels.

Gérer d’importants flux d’appels

L’utilisation d’un numéro virtuel facilite également la mise en place d’une solution de téléphonie d’entreprise ou d’un standard téléphonique. Ces solutions basées sur le cloud, combinées à un numéro virtuel, simplifient la gestion des appels en automatisant divers processus. Vous bénéficiez ainsi de fonctionnalités telles que la diffusion de messages audio et de musique d’attente, la qualification des appels via un menu DTMF ou en langage naturel, les transferts automatiques, et bien d’autres options selon la solution choisie.

Ces solutions de téléphonie permettent une gestion professionnelle des flux d’appels. Par exemple, les appels sont automatiquement transférés vers le bon département ou collaborateur en fonction de critères prédéfinis tels que la disponibilité ou les compétences.

Collecter des données sur les appels

Les numéros virtuels sont également d’excellents outils pour collecter des données sur les appels et aider les entreprises à quantifier le volume d’appels reçus, et à mieux comprendre leurs prospects et clients.

Le numéro virtuel enregistre diverses informations sur les appels, permettant de mesurer les appels entrants et sortants liés à une entreprise. Ces données incluent le nombre d’appels reçus, manqués, décrochés, ainsi que la durée des appels, entre autres. Ces métriques fournissent aux entreprises des informations précieuses pour analyser les tendances et la fréquences des appels, ce qui leur permet d’adapter la gestion de leurs appels en conséquence.

De plus, les numéros virtuels peuvent être configurés pour suivre l’origine des appels, que ce soit à partir de campagnes publicitaires spécifiques, d’un site Web en particulier, ou d’autres sources. Cela permet de mesurer l’efficacité des différentes actions et stratégies marketing, et de les ajuster en conséquence.

Envoyer des SMS professionnels

De nombreux fournisseurs proposant des numéros virtuels offrent également l’accès à des fonctionnalités d’envoi de SMS grâce auxquelles les entreprises peuvent utiliser le même numéro virtuel pour passer et recevoir des appels téléphoniques, mais aussi envoyer des SMS.

Ainsi équipées, les entreprises peuvent partager des offres spéciales avec leurs clients et prospects, planifier des rappels de rendez-vous, envoyer des confirmations de commande et autres informations via leur numéro virtuel.

Dans un contexte où les clients et prospects utilisent différents canaux de communication pour interagir avec les entreprises, l’utilisation d’un numéro virtuel permet à ces dernières de gérer toutes leurs communications (appels, SMS, etc.) à partir d’une plateforme cloud centralisée. Cette approche simplifie la gestion des échanges et offre une vue d’ensemble de toutes les communications.

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Les numéros virtuels offrent de nouvelles perspectives aux entreprises, en leur permettant non seulement de gérer efficacement leurs appels entrants et sortants, mais également en améliorant la qualité et le professionnalisme de leurs communications.

Avant de choisir un fournisseur, il est essentiel pour les entreprises d’évaluer des critères tels que la qualité des numéros proposés, qui doivent être garantis sans appels parasites et permettre des communications de qualité.