Standard téléphonique virtuel : 5 bénéfices pour votre entreprise

Standard téléphonique virtuel : 5 bénéfices pour votre entreprise6 min read

12 octobre 2021 | Relation Client

Pour la plupart des entreprises, la communication avec le public est un levier incontournable de notoriété, de croissance et fidélisation. À ce titre, le canal téléphonique conserve toute son importance : il reste l’un des outils les plus pertinents et les plus efficaces pour rester en contact avec vos prospects et clients. À condition de pouvoir répondre présent quand ils vous appellent ! C’est le rôle joué par le standard téléphonique virtuel (STV), la version dématérialisée du standard physique. Quels sont ses bénéfices pour votre entreprise ?

 

1. Le standard téléphonique virtuel est (très) facile à mettre en place

C’est la principale caractéristique du standard téléphonique virtuel : sa souplesse d’intégration. Parce qu’il est hébergé sur le Cloud, cet outil ne nécessite aucune installation sur site ni aucun matériel à acheter. Vous n’avez pas besoin de programmer un rendez-vous avec votre opérateur téléphonique : un technicien ne viendra pas dans vos bureaux « tirer les câbles » afin de mettre en place de nouvelles lignes !

Avec un standard téléphonique dématérialisé, le matériel dont vous disposez déjà suffit : vous pouvez relier à la solution vos ordinateurs et smartphones (via une application mobile dédiée), et même vos postes fixes. Le paramétrage, accessible à tous et toutes, ne nécessite pas de connaissances techniques. Vous pouvez même conserver le numéro de téléphone que vous utilisez déjà.

Ce qui veut dire, aussi, qu’un standard téléphonique virtuel est disponible immédiatement : vous souscrivez un abonnement auprès d’un opérateur, vous téléchargez les applications, vous configurez celles-ci sur les différents appareils, et vous êtes prêt à recevoir vos premiers appels !

 

2. Le standard virtuel s’adapte à toutes les situations

Cette souplesse de l’outil s’accompagne d’une grande adaptabilité. D’abord, parce que le standard téléphonique virtuel convient à toutes les entreprises. De toutes tailles, et dans n’importe quel secteur d’activité, c’est une solution unique, que chaque structure peut déployer en fonction de ses besoins et de ses contraintes. Elle est employée aussi bien par les indépendants libéraux, qui doivent pouvoir compter sur un secrétariat réactif, que par les grands groupes internationaux.

Ensuite, parce que le standard dématérialisé s’intègre à votre environnement informatique existant. Il se connecte facilement aux outils que vous utilisez quotidiennement dans le cadre de vos stratégies commerciales et marketing : CRM, logiciel de gestion, outil de call tracking, etc.

Enfin, parce que le STV est capable d’évoluer avec votre organisation. Vous pouvez ajouter des postes au gré de vos recrutements lorsque votre entreprise grandit, intégrer de nouvelles fonctionnalités si le besoin s’en fait sentir (par exemple adjoindre un numéro international dédié à la filiale étrangère que vous venez d’ouvrir), et « transporter » aisément votre numéro de téléphone lorsque vous déménagez (celui-ci n’étant pas lié physiquement aux locaux).

 

3. L’installation d’un standard téléphonique virtuel a un effet positif sur vos coûts

Si le standard téléphonique virtuel est si facile à mettre en place et si adaptable, c’est parce qu’il est hébergé sur le Cloud. Une spécificité qui présente un autre avantage majeur : un effet positif (et notable) sur les coûts.

Ici, vous n’avez pas besoin d’installer quoi que ce soit, ni d’investir des sommes d’argent importantes dans du matériel téléphonique. Le modèle économique des solutions Cloud est, le plus souvent, celui de l’abonnement : vous souscrivez une offre de service dont le prix varie en fonction de l’ampleur du déploiement et des fonctionnalités souhaitées, et, dans beaucoup de cas, vous avez le choix de la périodicité du paiement (mensuelle, trimestrielle, annuelle…).

Non seulement la mise en œuvre d’un standard dématérialisé est donc plus économique, mais elle a l’avantage de ne pas générer de frais cachés : les tarifs, visibles au moment du choix de l’abonnement, sont 100 % transparents.

 

4. Le standard dématérialisé donne accès à des fonctionnalités innovantes

Lorsqu’un service se digitalise, il gagne aussi en valeur ajoutée. C’est le cas du standard téléphonique virtuel : loin de se contenter de dématérialiser les fonctionnalités habituelles (message de bienvenue, musique d’attente, répondeur…), cet outil en propose de nouvelles, mieux adaptées aux besoins des entreprises. Par exemple :

  • la prise en charge des appels à tout moment, même en dehors des heures de bureau ;
  • la réception simultanée des appels, pour ne pas faire attendre vos interlocuteurs ;
  • la possibilité d’ajouter des utilisateurs avec des profils différents ;
  • l’enregistrement des appels ;
  • l’obtention de statistiques autour des appels, avec génération de rapports sur le temps passé au téléphone, sur le nombre d’appels manqués, sur les tranches horaires où l’activité est plus intense…

A noter que la possibilité d’ajouter à votre standard téléphonique virtuel un serveur vocal interactif constitue un gros « plus » : ce système propose aux appelants une succession de menus et sous-menus avec un mécanisme d’options à sélectionner, afin d’orienter plus efficacement les appels.

 

5. Le standard virtuel vous aide à optimiser vos pratiques commerciales

L’accès à ces fonctionnalités innovantes a un effet concret sur vos pratiques commerciales. En d’autres termes : le standard téléphonique virtuel vous aide à atteindre vos objectifs commerciaux.

Pourquoi ? En raison de son impact positif sur l’expérience utilisateur. Les appelants sont mieux reçus, orientés plus efficacement, et obtiennent des réponses à leurs questions dans des délais plus courts. Tous les appels sont pris en charge et, en raison de la mobilité permise par la solution (accessible partout et tout le temps, depuis n’importe quel appareil connecté au web), les conseillers et les collaborateurs sont plus facilement joignables.

De plus, les communications sont de meilleure qualité, puisque le standard virtuel ne s’appuie pas sur le réseau classique (RTC), mais sur un protocole IP : les échanges passent par le web.
Par conséquent, l’utilisation d’un standard téléphonique dématérialisé influe sur votre image de marque et contribue à améliorer vos performances.

 

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Les bénéfices d’une solution de standard téléphonique virtuel sont nombreux. Pourquoi ne pas envisager cette option ?