Standard téléphonique virtuel : 5 bénéfices pour votre entreprise8 min read

Pour la plupart des entreprises, la communication avec les clients est un levier incontournable de notoriété, de croissance et de fidélisation. À ce titre, le canal téléphonique conserve toute son importance. Il reste l’un des outils les plus pertinents et les plus efficaces pour rester en contact avec vos prospects et clients, à condition de pouvoir répondre présent quand ils vous appellent. Pour y parvenir, faites confiance au standard téléphonique virtuel !

La version dématérialisée du standard physique présente de nombreux avantages pour votre entreprise, découvrez les 5 principaux dans cet article !

Bénéficiez d’une mise en route ultra-rapide

Rappelez-vous : pour être mis en route, le standard téléphonique à l’ancienne nécessitait une longue installation et de lourds investissements matériels. Mais désormais, oubliez les câbles à tirer, les prises à créer ou encore les combinés à acheter, le standard téléphonique virtuel est entièrement hébergé sur le web ! Pour profiter de ses fonctionnalités, aucune installation sur site n’est requise, il vous suffit simplement d’ouvrir un navigateur web – un geste qui est quasiment un réflexe !

Et vous pouvez également rassurer d’emblée votre personnel : l’utilisation d’un standard téléphonique en ligne ne nécessite aucune compétence technique spécifique, ni connaissance particulière. De plus, vos collaborateurs continueront à utiliser le matériel déjà en leur possession : ordinateurs, téléphones fixes et portables professionnels. Ce qui signifie aussi que le standard téléphonique virtuel est disponible immédiatement : vous souscrivez un abonnement auprès d’un opérateur, vous téléchargez les applications, vous configurez celles-ci sur vos différents appareils, et vous êtes prêt à recevoir vos premiers appels !

Profitez d’une grande souplesse avec un standard qui s’adapte à vos besoins

Le standard téléphonique virtuel se caractérise également par sa grande adaptabilité. Premièrement car il convient à toutes les entreprises : de toutes tailles et de n’importe quel secteur d’activité. Il est employé aussi bien par les indépendants libéraux, qui doivent pouvoir compter sur un secrétariat réactif, que par les grands groupes internationaux. Ensuite, parce que le standard dématérialisé s’intègre à votre environnement informatique existant. Il se connecte facilement aux outils que vous utilisez quotidiennement dans le cadre de vos stratégies commerciales et marketing : CRM, logiciel de gestion, etc. En clair, une fois installé, le standard téléphonique en ligne n’est pas figé : il peut évoluer, changer et se transformer au gré des besoins de votre entreprise.

Vous voulez ajouter un ou plusieurs numéro(s) ? Ouvrir d’autres postes téléphoniques suite à des recrutements ? Intégrer de nouvelles fonctionnalités ? Connecter une franchise récemment ouverte à votre numéro national ? Rien n’est plus facile avec cette version dématérialisée du standard classique.

Au fur et à mesure que votre entreprise s’agrandit, vous êtes libre d’y ajouter de nouvelles fonctionnalités (par exemple adjoindre un numéro international dédié à la filiale étrangère que vous venez d’ouvrir), et de « transporter » aisément votre numéro de téléphone lorsque vous déménagez (celui-ci n’étant pas lié physiquement aux locaux).

Limitez vos coûts

Si le standard téléphonique virtuel est si facile à mettre en place et si adaptable, c’est parce qu’il est hébergé sur le Cloud. Une spécificité qui présente un autre avantage majeur : un effet positif (et notable) sur les coûts.

Aujourd’hui, on estime à 50% l’économie réalisée sur le budget annuel d’une entreprise pour ce type de dépense ! Plusieurs raisons expliquent cela :

• Vous n’avez pas besoin de réaliser des investissements initiaux. Un standard en ligne ne nécessite pas d’achat de matériel, ni de création de lignes téléphoniques. Tout se passe sur Internet, et les appareils existants suffisent pour se connecter au service et en profiter sans attendre.
• Vous ne vous occupez pas de la maintenance du service. Celle-ci est prise en charge par l’opérateur car intégrée à votre abonnement (dans la plupart des cas). En outre, elle se limite à des opérations simples, qui ne nécessitent pas d’envoyer des techniciens sur place ou de changer des pièces.
• Le modèle économique des solutions Cloud est, le plus souvent, celui de l’abonnement : vous souscrivez une offre de service dont le prix varie en fonction de l’ampleur du déploiement et des fonctionnalités souhaitées, et, dans beaucoup de cas, vous avez le choix de la périodicité du paiement (mensuelle, trimestrielle, annuelle…).

En clair, non seulement la mise en œuvre d’un standard dématérialisé est plus économique, mais elle a l’avantage de ne pas générer de frais cachés : les tarifs, visibles au moment du choix de l’abonnement, sont 100 % transparents.

Accédez à de nombreuses fonctionnalités innovantes

Lorsqu’un service se digitalise, il gagne aussi en valeur ajoutée. C’est le cas du standard téléphonique virtuel qui, loin de se contenter des fonctionnalités habituelles d’un standard, en propose de plus innovantes et davantage adaptées à vos besoins.

Avec un standard téléphonique virtuel vous pourrez par exemple :

• Prendre en charge les appels entrants à tout moment, même en dehors de vos horaires d’ouverture ;
• Réceptionner les appels de manière simultanée, pour ne pas faire attendre vos interlocuteurs ;
• Enregistrer les appels ;
• Obtenir des statistiques autour des appels (durée d’appel, appels manqués…)
• Intégrer des robots conversationnels capables de répondre aux questions simples de vos interlocuteurs (callbots ou voicebots) ;
• Etc.

Ces fonctionnalités, accessibles depuis un standard téléphonique en ligne, ne sont pas seulement des outils pratiques. Ce sont aussi de véritables leviers d’amélioration de la relation client, car ils optimisent grandement la prise en charge et la bonne distribution des appels entrants, ainsi que le temps de traitement des demandes.

Optimisez vos pratiques commerciales

Quelle entreprise n’a jamais perdu des opportunités commerciales parce que les conseillers étaient injoignables, parce que le réseau téléphonique avait sauté, ou parce que les prospects appelaient en dehors des horaires d’ouverture ?

L’accès aux fonctionnalités innovantes du standard téléphonique virtuel a un effet concret sur vos pratiques commerciales. En d’autres termes : il vous aide à atteindre vos objectifs commerciaux. Pourquoi ? En raison de son impact positif sur l’expérience utilisateur.

On vous explique :

• Un standard en ligne permet la prise d’appels depuis un portable, une tablette ou encore un ordinateur personnel. Une solution compatible avec le télétravail et les déplacements professionnels fréquents, qui permet à vos collaborateurs de rester joignables à n’importe quel moment et où qu’ils soient.
• Une solution virtuelle ne dépend ni du réseau téléphonique physique, ni d’une connexion locale au web. Conséquence : quel que soit le problème rencontré dans vos locaux, vous aurez toujours accès au standard, donc aux appels entrants. Les lignes fixes ne fonctionnent plus à cause d’une coupure globale ? Aucune inquiétude : tout se passe sur Internet. Votre connexion Wi-Fi a sauté ? Il vous suffit d’activer les données mobiles des portables pour continuer à profiter du service.
• Vous pouvez configurer votre standard téléphonique pour réceptionner les appels en dehors des heures d’ouverture, en orientant les interlocuteurs vers d’autres sites ouverts, en activant un répondeur automatique ou en mettant en place un agent conversationnel. En clair, autant de fonctionnalités clés pour saisir un maximum d’opportunités commerciales.

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Enfin, il existe une dernière bonne raison de choisir une solution de standard téléphonique en ligne : cette technologie est en passe de devenir la nouvelle norme pour les professionnels. En effet, le réseau classique, dit « RTC » (réseau téléphonique commuté), est voué à disparaître à court terme.

À compter de l’année 2023, Orange fermera progressivement le réseau, région par région.

Cette disparition est préparée de longue date : vous avez peut-être remarqué qu’il n’est plus possible, depuis 2018, d’ouvrir une nouvelle ligne analogique. C’est donc une évolution inexorable à laquelle les professionnels sont confrontés. Lorsque le RTC n’existera plus, il vous faudra de toute façon opter pour une solution Cloud, comme celles proposées par Dexem. Alors, autant prendre les devants et vous préparer à l’inéluctable, en basculant au plus vite vers un standard téléphonique en ligne !