Les temps évoluent et certains événements inédits ont bousculé nos modes de vie. Avec ces événements, les entreprises ont dû s’adapter et utiliser de nouvelles méthodes de travail pour pouvoir continuer à exercer. C’est depuis cette période que le télétravail a pris place dans nos vies et qu’il continue à être exploité par de nombreuses entreprises. Celles-ci se sont rendu compte qu’elles avaient la possibilité de réduire leurs coûts matériels tout en proposant une certaine flexibilité pour leurs employés.
Alors, peut-on accroître la productivité de ses collaborateurs en télétravail ? C’est dans cet article que vous découvrirez tous les outils indispensables pour optimiser son activité en télétravail.
Les outils de communication
Être en télétravail signifie que vous n’êtes pas sur votre lieu de travail mais chez vous. C’est pourquoi, il vous faut des outils pour pouvoir communiquer avec vos équipes et vos clients afin que cela n’impacte pas votre travail.
En effet, même si vous êtes en distanciel, vous avez toujours la possibilité d’interagir avec vos collaborateurs par mail ou par téléphone. Cependant, pouvoir échanger rapidement et instantanément avec eux vous permet d’être plus réactifs et performant dans vos actions quotidiennes. C’est pourquoi, l’utilisation de certains outils de messagerie instantanée comme Slack (qui permet aussi de faire du visio), Google Talk ou Discord peuvent vous aider à mieux communiquer avec vos agents lorsqu’ils sont en télétravail. Ainsi, avec cette communication quasi immédiate vous pourrez favoriser vos échanges et votre organisation au sein de votre équipe, notamment s’il faut prévoir des réunions.
En outre, le téléphone est le canal indispensable pour communiquer et être à l’écoute de vos clients. C’est pourquoi, l’utilisation d’outils de gestion d’appels tel que Call Manager ou le serveur vocal interactif Cloud IVR peuvent vous aider. Ces outils peuvent vous offrir des fonctionnalités supplémentaires et ainsi optimiser votre relation client. En effet, en limitant le nombre d’appels manqués, en étant averti des appels et messages manqués, vous pouvez être plus réactif auprès de la demande de vos clients et ainsi améliorer leur satisfaction. Par conséquent, récolter des données complémentaires via vos appels professionnels peut vous aider à développer vos performances commerciales et votre relation client.
Les outils d’organisation
Maintenant que vous avez les outils nécessaires pour bien communiquer à distance, il vous faut à présent réussir à vous organiser pour être autant, voire même plus productif que sur votre lieu de travail.
Souvent, vous avez de nombreux projets en cours avec vos équipes, c’est pourquoi avoir recours à des outils d’organisation peut être important. En effet, avec ces outils, chaque agent connaît et suit les missions qu’il doit effectuer. Ainsi, cela lui permet de garder un rythme de travail et de planifier sa journée en fonction des priorités de chacune des tâches qu’il doit effectuer.
Enfin, pour faciliter l’organisation de chaque agent et connaître leurs disponibilités, des outils tels que : Trello, Asana, Google Agenda et Klaxoon peuvent être intéressants à utiliser quotidiennement en télétravail.
Les outils de gestion et de partage
À présent, vous pouvez mieux communiquer et mieux vous organiser lorsque vous êtes en télétravail. Cependant, en étant en distanciel, vous n’avez pas forcément d’accès à des documents internes. C’est pourquoi des outils de gestion et de partage peuvent vous être utiles.
En effet, en télétravail, le risque est de ne pas avoir accès à des documents en cours et donc de ne pas pouvoir avancer dans les tâches à effectuer. Pour cela, partager vos documents via le cloud est un réel avantage. Avec le cloud vous avez juste besoin d’une connexion internet. Ensuite, vous n’avez plus qu’à partager vos documents pour y avoir accès directement et instantanément. Ainsi, vous pouvez modifier vos travaux en cours même à distance.
De plus, ces outils de gestion permettent de faciliter le travail et la communication des agents. Par exemple, le relecteur peut laisser des commentaires directement dans le document partagé et ainsi le créateur du contenu pourra le modifier instantanément.
Enfin, avec le cloud, vous pouvez partager vos documents mais également stocker les fichiers en ligne. Ainsi, vous pouvez garder vos documents et y revenir dès que vous en aurez besoin. Avec des outils comme Google Drive, Drop Box et Google Doc, vous et vos agents pourront optimiser leur gestion et le partage de leurs travaux en cours. Pour finir, si vous souhaitez partager des fichiers trop lourds pour certains outils, vous pouvez utiliser WeTransfer pour exporter les grands fichiers.
Les outils de collaboration
Même si vous êtes seul en télétravail, vous pouvez voir vos collaborateurs. En effet, grâce à certains outils vous pouvez interagir et échanger de vive voix avec tous les membres de l’équipe, comme si vous étiez sur place lors d’une réunion. Ainsi, vous pouvez programmer des réunions en ligne et inviter plusieurs de vos collaborateurs sur une même visioconférence. C’est pourquoi utiliser des outils tels que Zoom, Teams, et même Google Meet vous permettra de toujours pouvoir communiquer et avancer sur vos projets communs même lorsque certains agents sont en télétravail.
Et, le petit plus pour réussir à capter l’attention de vos collaborateurs et pour booster vos réunions en visioconférence, c’est l’outil Klaxoon. Celui-ci, vous aidera à animer vos réunions, de manière ludique et agréable, tout en avançant sur vos projets communs.
Enfin, l’utilisation d’un CRM, peut aussi vous aider à collaborer avec vos équipes. Cet outil est essentiel au développement de votre entreprise, que ce soit avec vos agents ou avec vos clients. En effet, le fait que les données recueillies soient centralisées dans un même outil facilite le travail et l’efficacité de vos collaborateurs. Ils peuvent avoir accès à l’information facilement et ainsi répondre au mieux aux attentes des clients en personnalisant l’offre par exemple. De plus, avec l’utilisation du CRM, vous pourrez développer votre communication interne. En effet, les données sont intégrées dans l’outil et chacun des agents peut y avoir accès rapidement et facilement. L’usage du CRM limite l’erreur humaine et évite les conflits en interne pour avoir accès aux informations clients. Ainsi, plus vous facilitez l’échange et la communication entre vos agents, plus ceux-ci seront performants et réactifs, ce qui améliorera votre satisfaction client.
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Le télétravail peut permettre aux agents d’être plus performants, s’ils utilisent et comprennent l’importance d’utiliser certains outils. Ces outils de communication, d’organisation, de gestion et de collaboration sont nécessaires pour tous les acteurs de l’entreprise. Sans tous ces outils, le télétravail ne serait déjà plus d’actualité. Alors, utilisez-vous tous ces outils indispensables en télétravail ?
