Télétravail : 3 avantages à utiliser un serveur vocal interactif moderne5 min read

À temps complet, 2 jours par semaine ou une semaine par mois…le télétravail est devenu l’incontournable des entreprises et de leurs salariés. Initié par la crise sanitaire de 2020, il s’est peu à peu démocratisé jusqu’à devenir la norme de nombreuses entreprises du marché.

Si ses bénéfices ont conquis le plus grand nombre, ce nouveau mode de travail ne rend cependant pas la tâche facile aux managers, forcés de gérer leurs activités opérationnelles avec une majorité d’employés en télétravail. Une tâche d’autant plus compliquée lorsque votre objectif est de continuer à échanger avec proximité et confiance, malgré la distance, par téléphone.

Découvrez comment un serveur vocal interactif dans le Cloud participe à moderniser rapidement la gestion de vos appels entrants, tout en s’adaptant parfaitement aux nouvelles habitudes de vos salariés !

Une solution 100% dématérialisée, qui vous suit où que vous alliez

Le serveur vocal interactif est un outil permettant d’automatiser la gestion de vos appels téléphoniques. Autrement dit, il interagit avec l’appelant pour identifier le motif de son appel et ainsi, le transférer à l’interlocuteur demandé. Gestion des disponibilités, diffusion d’audios personnalisés, envoi des messages du répondeur par email…le SVI regorge de fonctionnalités qui vous permettent de gérer au mieux vos appels entrants et ce, en toutes circonstances.

Aujourd’hui, le serveur vocal interactif s’installe dans le Cloud pour vous permettre de gérer ses paramètres simplement, depuis le web. Autrement dit, que vous soyez au bureau, chez vous, ou en déplacement, il vous suffit d’une simple connexion à internet pour consulter votre serveur vocal et le modifier.

Chez Dexem, nous avons créé une interface de développement et d’administration simple d’accès et d’utilisation pour vous permettre de modifier vos horaires, audios et transferts au rythme des évolutions de votre organisation. Dans ce cas, si vous prévoyez de fermer exceptionnellement 1h plus tôt, vous pouvez, en 2 clics, depuis chez vous ou au bureau, modifier librement ce paramètre.

En clair, votre SVI s’adapte parfaitement aux habitudes de vos équipes, tout en proposant un accueil téléphonique unique et personnalisé à vos appelants, même lorsque vous êtes à distance.

Redirections vers mobiles : fiables et simples à mettre en place

Quoi de plus facile que d’utiliser un téléphone mobile pour répondre à ses appels depuis chez soi ? Aujourd’hui, impossible d’envisager que vos employés se déplacent constamment entre leur domicile et le bureau avec leur téléphone fixe sous le bras… Cependant, comment parvenir à maintenir un accueil téléphonique professionnel si chacun échange avec un numéro différent ?

L’utilisation du serveur vocal interactif vous permet de communiquer via un numéro unique, à indicatif national ou géographique. Il vous suffit pour cela de paramétrer les numéros de redirection de vos différents transferts et le SVI s’occupe du reste ! Numéros fixes ou mobiles, vous avez le choix et pouvez modifier ces paramètres en temps réel, pour vous adapter aux habitudes de chacun.

Pour vos appelants, ces redirections sont totalement invisibles. Ces derniers vous contactent depuis un seul et unique numéro, qui vous permet d’asseoir votre image de marque, et sont ensuite redirigés vers les mobiles de vos collaborateurs sans que ces derniers ne puissent s’en apercevoir. Pour vos équipes, les redirections vers des numéros de mobile leur permettent de continuer à utiliser leurs outils préférés – et avec lesquels ils sont le plus à l’aise – pour travailler et ce, sans devoir communiquer leur numéro personnel !

Suivez vos appels en temps réel, à distance, dans vos dashboards

Profiter d’un accueil téléphonique qui s’adapte à votre organisation est l’un des fondamentaux d’une gestion des appels réussie. Néanmoins, comment s’assurer que les performances effectuées soient conformes à vos objectifs ?

Pas de bonne gestion sans étude de données fiables et concrètes. Et pour cela, vous pouvez encore une fois compter sur votre serveur vocal interactif. Parce qu’il n’est pas toujours évident de suivre efficacement ses collaborateurs lorsqu’ils sont à distance, votre SVI récolte vos données d’appels en temps réel et vous permet de les visualiser au travers de rapports statistiques organisés en tableaux et graphiques. De cette manière, vous vous assurez que les appels soient correctement transférés ou décrochés et pouvez continuer à former vos collaborateurs, même à distance.

Que vous soyez manager ou collaborateur, les rapports statistiques de votre SVI sont des outils bénéfiques. Ils permettent notamment :

• Une meilleure autonomie, flexibilité et transparence aux salariés
• Davantage de maîtrise et de visibilité des performances aux managers.

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Accompagnées de la solution de serveur vocal interactif Dexem, de nombreuses entreprises gèrent  leurs appels entrants, gagnent en autonomie sur la gestion de leur solution, améliorent la visibilité de leurs performances et ce, entièrement à distance.