Le Cloud, vous en entendez parler tous les jours. Vous utilisez certainement déjà des applications en SaaS (des solutions applicatives accessibles via Internet) dans votre travail quotidien – et vous en tirez de nombreux bénéfices, que ce soit en matière de gain de temps, d’automatisation des tâches ou d’économies réalisées sur l’équipement. Et pourtant, vous n’avez peut-être jamais pensé que votre réseau téléphonique, lui aussi, pourrait un jour rejoindre le « Nuage » !
Cette solution existe : c’est la téléphonie Cloud. Une innovation majeure qui a émergé dans un contexte de digitalisation croissante des entreprises et d’évolution drastique des modes de travail (notamment en termes de mobilité). Mais aussi, une innovation qui prend acte du rôle crucial joué par la téléphonie dans les entreprises, en particulier en ce qui concerne les ventes et les relations avec les clients. Ce faisant, le réseau téléphonique dématérialisé s’impose comme une alternative pertinente au réseau commuté classique et au réseau mobile.
Pour autant, vous vous posez sans doute des questions. Cette technologie est-elle adaptée à vos besoins ? Avez-vous intérêt à chambouler votre système actuel et à changer les habitudes de vos collaborateurs ? Pour quels bénéfices ? Cet article a donc pour but de vous aider à répondre à cette question essentielle : la téléphonie Cloud est-elle faite pour votre entreprise ?
C’est quoi, la téléphonie Cloud ?
Le réseau téléphonique traditionnel, ou « commuté » (RTC), utilise des lignes terrestres pour diffuser les communications. Quant au réseau mobile, il passe par des antennes-relais qui couvrent des portions délimitées du territoire et acheminent les communications sous la forme d’ondes radio.
Maintenant, oubliez tout ce que vous savez du fonctionnement de la téléphonie classique – terrestre ou mobile. Car la téléphonie Cloud, elle, délaisse les réseaux physiques et les antennes-relais pour surfer sur la Toile. En effet, un système de téléphonie Cloud n’est autre qu’un standard dématérialisé, avec une infrastructure intégralement hébergée sur un serveur distant et gérée par un opérateur. Le serveur IPBX lui-même n’est pas installé dans l’entreprise, mais administré par le prestataire dans un datacenter, avec des données stockées dans le Cloud.
Comment fonctionne la téléphonie Cloud ?
Avec cette technologie, il n’y a donc plus d’installation matérielle sur site, plus de combinés coûteux à acheter et de câbles à dérouler. La téléphonie IP passe par des applications ou logiciels web accessibles depuis tout type d’appareil connecté à Internet. La gestion et l’administration du système téléphonique sont prises en charge par un client web, et toutes les communications (les flux de voix) transitent par le réseau IP. Cela suppose, bien sûr, de pouvoir compter sur une connexion web haut débit, afin de bénéficier d’une qualité de service optimale. La téléphonie Cloud fonctionne au mieux avec une solution professionnelle de très haut débit, de type SDSL ou fibre optique dédiée.
La téléphonie dématérialisée est-elle faite pour vous ?
Il est temps de répondre à la question que vous vous posez : avez-vous intérêt à mettre en place la téléphonie Cloud dans votre entreprise ? Pour le savoir, voici une liste de propositions dans lesquelles vous vous reconnaîtrez peut-être.
Vous avez des besoins spécifiques en matière de téléphonie
Que vous soyez un grand groupe ou une PME, une startup ou une administration, vos besoins en matière de téléphonie sont propres à votre activité… et votre solution de téléphonie doit être capable de s’adapter à des problématiques qui ne concernent que vous. Vous n’avez besoin que d’un nombre limité de lignes ? Ou, au contraire, vous devez disposer d’un vaste réseau téléphonique qui s’étend à l’étranger ? La technologie Cloud a l’avantage de s’adapter aux spécificités de chaque organisation, grande ou petite, et quel que soit le secteur d’activité.
Vous voulez disposer d’un système téléphonique flexible
Les solutions de téléphonie Cloud se caractérisent par leur grande flexibilité. Elles sont faciles et rapides à mettre en œuvre, s’adaptent aisément aux besoins fonctionnels des entreprises, et proposent des intégrations avec de nombreuses applications métiers déjà en place. C’est vrai aussi pour la mobilité : chaque collaborateur est en mesure de plier la technologie à ses nécessités, par exemple s’il travaille depuis son domicile ou s’il se déplace quotidiennement.
Vous voulez garder le contrôle sur votre système de téléphonie
Un système de téléphonie hébergé sur le Cloud a l’avantage d’être simple à utiliser et à paramétrer. N’importe quel collaborateur est en mesure de l’administrer sans faire intervenir un prestataire extérieur. Il est aisé d’ajouter de nouvelles lignes, de les activer ou de les désactiver, de définir des restrictions, ou de consulter les statistiques des appels. En outre, les mises à jour se font automatiquement. Bref, cela vous permet de garder un contrôle total sur votre système.
Vos collaborateurs sont mobiles
La téléphonie Cloud est parfaitement adaptée aux besoins des entreprises dont les collaborateurs se déplacent beaucoup ou travaillent à distance. Chacun peut gérer efficacement ses communications à partir de n’importe quel appareil et depuis n’importe quel endroit, à condition de disposer d’une connexion Internet de qualité. De plus, la téléphonie Cloud rend les données accessibles partout et en toutes circonstances.
Vous cherchez à optimiser l’expérience de vos appelants
Par le biais de la téléphonie Cloud, vous accédez à des fonctionnalités avancées d’accueil téléphonique et de routage des appels qui contribuent à améliorer l’expérience des appelants et, par conséquent, à valoriser votre image de marque. Parmi ces fonctionnalités : la boîte vocale, la file d’attente, les groupes d’appels, le menu vocal ou la transcription des appels.
Vous prévoyez de croître dans les mois ou années à venir
Pour une entreprise qui prévoit de développer son activité, les limites du réseau commuté classique sont particulièrement contraignantes : pour chaque nouveau collaborateur, il faut ajouter une ligne téléphonique, installer un poste, voire tirer les câbles (et payer pour tout cela, bien entendu). De son côté, la téléphonie Cloud a la particularité d’être facilement évolutive, et donc capable de supporter une croissance illimitée du nombre de postes téléphoniques : l’ajout de nouvelles lignes se fait en quelques instants !
Votre activité varie en fonction des périodes de l’année
C’est une problématique complexe pour les entreprises qui se reposent sur des moyens de communication traditionnels : comment gérer efficacement les périodes de rush ? Comment faire en sorte que les appelants ne tombent pas sur des répondeurs ou sur des lignes occupées ? La téléphonie Cloud est suffisamment flexible pour vous permettre d’ajouter ou de supprimer des lignes en fonction de vos besoins ponctuels : vous pouvez ainsi augmenter le nombre de lignes temporairement pendant une saison active, et les déconnecter par la suite, lorsque l’activité redescend.
La sécurité du réseau téléphonique est une problématique essentielle
La sécurité des communications est un problème délicat, surtout pour les petites entreprises qui n’ont pas les ressources suffisantes pour disposer d’une équipe dédiée en interne et pour maintenir un niveau de sécurité adapté sur le réseau. La solution ? Avec un IPBX hébergé sur le Cloud, votre entreprise profite de mesures de précaution avancées, dont un mécanisme de redondance qui vous assure de continuer à émettre et à recevoir des appels en cas de panne.
Vous payez trop cher votre système téléphonique
Les coûts globaux induits par la téléphonie Cloud sont restreints : il n’y a pas d’installation matérielle, pas de maintenance sur site nécessaire. Vous bénéficiez d’une facturation transparente : une seule facture basée sur le nombre d’utilisateurs.
Vous souhaitez anticiper vos dépenses de communication
C’est un autre versant budgétaire important : la planification des dépenses. Contrairement au réseau téléphonique classique, sa version Cloud permet de prévoir les coûts de communication, ceux-ci étant basés sur le nombre de lignes et de postes, et définis en amont, en fonction des besoins. Pas de dépenses annexes pour la mise à niveau ou la maintenance. C’est particulièrement intéressant pour les petites entreprises et les structures associatives qui disposent d’un budget limité et d’un manque de personnel IT.
Votre entreprise dispose d’une multitude de sites
La téléphonie Cloud permet de couvrir autant de sites que nécessaire, en France comme à l’étranger. En vertu d’une infrastructure dématérialisée, le réseau peut être déployé aisément à toutes les échelles, sans jamais alourdir votre charge administrative.
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Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces propositions, cela veut dire que la téléphonie Cloud est faite pour votre entreprise : elle vous apportera de nombreux bénéfices à tous les niveaux. Il ne vous reste plus qu’à évaluer vos besoins en matière de communication et de contraintes budgétaires… et à trouver le bon opérateur !
