La maîtrise des coûts a toujours été essentielle à la pérennité des entreprises. Elle joue un rôle clé, non seulement pour assurer la rentabilité d’une structure, mais aussi pour lui permettre d’investir. En d’autres termes, il s’agit d’un véritable levier de développement pour les entreprises.
Le pilotage des dépenses implique de maîtriser ses coûts existants et de faire les bons choix concernant les nouveaux investissements. Face à cela, la démocratisation des services et logiciels basés sur le Cloud constitue à la fois un risque et une opportunité pour les entreprises. D’un côté, ces solutions, faciles à installer, exposent les organisations à accumuler un très grand nombre de services, rendant l’infrastructure difficile à gérer et coûteuse. De l’autre, en choisissant des technologies Cloud-based performantes, les entreprises remplacent des technologies traditionnelles et vieillissantes, réduisant ainsi drastiquement leurs coûts.
L’un des exemples les plus équivoques est celui de la téléphonie Cloud qui révolutionne littéralement les infrastructures informatiques des entreprises et leur permet de réduire leurs coûts grâce à différents leviers que nous allons détailler dans cet article.
Eliminez votre infrastructure physique
Un système téléphonique d’entreprise traditionnel, basé sur le RTC, requiert l’acquisition et l’installation d’équipements physiques, bien souvent assurées par des prestataires spécialisés. Entre les téléphones, le câblage et le PABX (Private Automatic Branch eXchange), la somme nécessaire à la mise en place initiale d’une telle infrastructure atteint déjà plusieurs milliers d’euros pour une entreprise de taille moyenne, sans prendre en compte le coût d’une quelconque communication.
De plus, la maintenance de ces équipements, souvent prise en charge par des prestataires externes, s’avère indispensable. Ces interventions couvrent la mise à jour du matériel, sa réparation ou son remplacement et impliquent donc potentiellement de nouveaux investissements matériels.
Un système de téléphonie cloud est quant à lui dématérialisé et n’a besoin d’aucun des équipements physiques précédemment cités pour fonctionner. Le serveur téléphonique est directement hébergé par un fournisseur de services Cloud, et les téléphones ne sont même plus nécessaires pour recevoir et passer des appels, un ordinateur suffit.
L’infrastructure physique n’étant pas nécessaire, tous les coûts qui lui sont liés sont tout simplement éliminés.
Réduisez le coût de vos appels téléphoniques
Comment ne pas parler des appels téléphoniques quand ils sont la raison même de la mise en place d’une solution de téléphonie d’entreprise ? Si une entreprise cherche à s’équiper, c’est bel et bien pour permettre à ses clients de la joindre par téléphone, à ses commerciaux de contacter de futurs clients, ou encore à ses collaborateurs de communiquer facilement par téléphone.
La téléphonie cloud s’appuie sur la technologie VoIP. Et les coûts associés à des appels téléphoniques VoIP sont souvent bien moins élevés que ceux des appels passés ou reçus avec des lignes téléphoniques traditionnelles. Ainsi la réception ou l’émission d’appels avec un système de téléphonie Cloud est moins onéreuse.
De plus, la majorité des éditeurs proposant de la téléphonie cloud mettent également des webphones à disposition de leurs entreprises clientes. Il s’agit d’un dispositif logiciel qui permet de gérer des appels entrants et sortants depuis un ordinateur. Bonne nouvelle pour ces entreprises, dans la plupart des cas, les appels depuis un webphone sont gratuits.
Diminuez les charges liées au télétravail
Encore perçu par certains comme un effet de mode, le télétravail s’affirme aujourd’hui comme une réalité durable du monde professionnel. Véritable accélérateur, le Covid a fait passer la part de français télétravaillant occasionnellement ou régulièrement de 25% en 2017 à 41% en 2020 selon Statista. Depuis, ce pourcentage a baissé mais n’a jamais retrouvé son niveau d’avant pandémie. De 2022 à 2024, la part de télétravailleurs s’est même stabilisée à 36%. Le télétravail n’est plus une obligation imposée par le Covid mais une attente des nouvelles générations à la recherche de flexibilité et d’indépendance.
Mais comment s’adapter lorsque vos collaborateurs doivent être en mesure de passer et recevoir des appels téléphoniques depuis leurs domiciles ? En leur demandant d’utiliser leurs téléphones personnels ? En investissant dans une flotte de téléphones mobiles ? Pour la première option, vous serez obligé de formaliser légalement cette pratique, voire de mettre en place une indemnité pour compenser. Pour la seconde, en fonction de votre nombre d’employés, vos budgets peuvent rapidement s’envoler entre l’achat de téléphones et la souscription à des abonnements téléphoniques.
Avec la téléphonie cloud, vous vous émancipez de ces difficultés et coûts potentiels liées à la mobilité. Vos salariés en télétravail utilisent leurs ordinateurs pour gérer leurs appels entrants et sortants, en utilisant leur numéro de téléphone professionnel habituel. Une simple connexion Internet suffit.
Faites évoluer votre téléphonie avec flexibilité
Votre entreprise évolue en permanence, et votre téléphonie doit nécessairement s’adapter à ces évolutions :
- Vous accueillez de nouveaux collaborateurs ayant besoin de passer des appels ;
- En fonction des disponibilités de chacun, des congés et des jours fériés, vous devez ajuster les redirections, horaires d’ouverture et messages de votre accueil téléphonique ;
- L’organisation interne de votre entreprise évolue, avec de nouveaux services nécessitant des numéros de téléphone de groupe ;
- Etc.
Face à ces besoins, un système de téléphonie d’entreprise traditionnel, basé sur une infrastructure physique, est très rigide. Votre entreprise n’est pas autonome pour mettre en œuvre ces évolutions et doit recourir à des prestataires externes. Cela implique des dépenses supplémentaires à chaque modification, et une réactivité dépendante des disponibilités de vos prestataires.
La réponse de la téléphonie cloud à ces mêmes besoins s’inscrit dans une dynamique de flexibilité et de scalabilité. Cette solution dématérialisée vous permet d’effectuer des évolutions en toute autonomie, et en temps réel. Grâce à une interface low-code / no-code accessible en ligne, vous pouvez en quelques clics ajouter un nouvel utilisateur et lui fournir un numéro de téléphone immédiatement fonctionnel par exemple. De la même manière, vous pouvez modifier les call flow de votre accueil téléphonique pour l’adapter à des horaires exceptionnels, ajouter un choix à un menu DTMF ou modifier une annonce audio.
Contrôlez vos usages grâce à des données concrètes
Maîtriser ses coûts s’avère être un exercice particulièrement complexe quand il n’est pas possible de mesurer et contrôler les usages à l’origine de ces coûts. La facture télécom de votre entreprise augmente, mais pourquoi ? Vos collaborateurs reçoivent beaucoup plus d’appels ? lls effectuent plus de communications à l’international ? Ou peut-être qu’une défaillance de votre système oblige vos clients à rappeler plusieurs fois, générant des coûts supplémentaires ?
Les données permettant de répondre à ces questions sont impossibles, ou au mieux difficiles, à obtenir de la part des systèmes de téléphonie physiques qui sont de véritables boîtes noires.
Au contraire, les solutions de téléphonie cloud sont de véritables mines d’or de données. Transparente et concrète, cette data est mise à jour et consultable en temps réel depuis n’importe quel navigateur Internet. Un grand nombre de rapports et de métriques sont disponibles :
- Nombre d’appels reçus et émis ;
- Nombre et taux d’appels manqués ;
- Nombre et taux d’appels décrochés ;
- Durée moyenne des appels ;
- Nombre d’appels traités par équipe ;
- Etc.
Ces données aident votre entreprise à contrôler ses usages, et donc à maîtriser ses coûts relatifs aux télécommunications.
Utilisez les fonctionnalités intégrées à la téléphonie cloud
Les technologies cloud viennent combler le fossé existant entre la téléphonie et le digital. En effet, la téléphonie traditionnelle, à cause de son infrastructure physique et fermée, ne permettait pas de profiter des innovations issues de la sphère numérique. En devenant dématérialisée et cloud-based, la téléphonie profite maintenant des avancées digitales et intègre directement et nativement différentes fonctionnalités avancées.
Les intégrations CRM
Selon Xerfi, 75% des entreprises seront équipées d’un CRM en 2026. Cet outil, désormais central dans la gestion des échanges entre une entreprise et ses clients et prospects, le sera encore plus demain. Sa force réside notamment dans la centralisation de toutes les informations de contact et le référencement de toutes les interactions entre une entreprise et ses clients. Tout naturellement les appels téléphoniques représentent une part significative de ces interactions.
La téléphonie Cloud permet d’intégrer téléphonie et CRM en consignant automatiquement chaque appel entrant et sortant dans les fiches contacts des clients d’une entreprise. Cela représente un gain de temps conséquent pour les équipes commerciales et relation client.
L’intégration avec d’autres canaux de communication
La voix n’est qu’un canal de communication parmi d’autres, utilisée par les entreprises pour interagir avec leurs clients et prospects. Les entreprises misent aujourd’hui sur des stratégies multicanales et omnicanales, intégrant par exemple les réseaux sociaux, le SMS, le livechat, l’email.
Disposer d’un outil dédié à chaque canal peut rendre la gestion des échanges très difficile pour les équipes, et multiplier les coûts pour l’entreprise.
La téléphonie Cloud s’intègre directement avec d’autres outils ou mieux, propose de gérer nativement ces différents canaux depuis une interface unique. L’entreprise utilise donc moins de solutions et rationalise ainsi ses coûts.
L’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle secoue la sphère digitale avec son lot d’innovations, y compris la téléphonie cloud. Faire le choix du cloud permet de profiter de différentes fonctionnalités d’IA visant à améliorer la performance des équipes dans le traitement des appels.
Résumé des appels, détection de mots-clés ou de sentiments sont autant de fonctionnalités qui offrent aux équipes commerciales et relation client de nouveaux leviers pour travailler plus rapidement et plus efficacement.
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La téléphonie cloud offre aux entreprises une solution moderne et performante pour réduire leurs coûts en matière de télécommunications. Permettant de gagner en flexibilité, scalabilité et de profiter de nouvelles innovations, les systèmes téléphoniques d’entreprise offre une meilleure maîtrise des dépenses tout en améliorant les performances globales.
