L’efficacité des équipes commerciales est un sujet récurrent, car le cœur de votre métier réside davantage dans les interactions avec les prospects et les clients, que dans les tâches de suivi ou administratives qui gravitent autour.
Un bon vendeur, c’est un vendeur qui passe du temps à discuter avec ses prospects. Pour cela, il est fondamental d’être le plus efficace possible. Et la meilleure façon d’être très efficace, c’est d’avoir une bonne méthode et surtout de bons outils.
Les appels téléphoniques correspondent à un canal de communication privilégié pour interagir avec vos prospects et vos clients. À ce titre, vous pouvez vous appuyer sur les avantages d’une solution de téléphonie Cloud pour gagner du temps et améliorer votre efficacité.
Le résumé des appels est une nouvelle fonctionnalité majeure des solutions de téléphonie, qui pourrait bien changer totalement et définitivement la manière dont vous travaillez !
Qu’est-ce que le résumé des appels ?
Le résumé des appels est une fonctionnalité de la plateforme Dexem, qui repose sur l’intelligence artificielle (IA) générative. Elle permet de générer automatiquement des résumés de vos conversations, à la fin des appels, et selon des modèles prédéfinis.
Dexem AI vous permet de transcrire tous vos appels au format texte, puis de générer un résumé de cette transcription. Un résumé peut se structurer de différentes manières en fonction de vos besoins ou de vos objectifs.
En général, il va permettre d’identifier les principaux interlocuteurs, l’objet de la conversation, les points principaux, les chiffres clés et / ou les prochaines étapes qui suivent l’appel. Et vous pouvez le retrouvez dans votre compte Dexem ou dans d’autres outils comme votre CRM.
Exemple d’un résumé d’appel
Il faut toutefois garder à l’esprit que le résumé est généré par une intelligence artificielle. Par conséquent, la finesse et la qualité du résumé dépend de la manière dont elle a été programmée et entrainée.
Comment le résumé des appels vous aide à gagner du temps
Gagner du temps en tant que commercial
En tant que vendeur, le résumé des appels vous permet de gagner un temps précieux, en particulier lors de :
- La préparation avant l’appel : grâce aux résumés des appels précédents, en particulier si vous n’avez pas participé à tous ces appels, vous pouvez reprendre l’historique et avoir tout le contexte des échanges avec ce contact pour bien préparer votre appel.
- La prise de notes pendant l’appel : avec la transcription et le résumé qui en résulte, vous n’avez plus besoin de prendre de notes pendant un appel. Vous pouvez être focalisé à 100% sur l’échange, sans vous soucier d’oublier de noter un point particulier. Vous aurez les points principaux dans le résumé et l’intégralité de la discussion dans la transcription.
- La rédaction de compte-rendus : en plus de simplifier la prise de notes, vous n’avez plus besoin de rédiger de compte-rendus sur la teneur de la conversation après l’appel. Le résumé peut être utilisé comme compte-rendu synthétique de chaque appel.
- L’identification des étapes suivantes : les étapes après l’appel, pour votre contact, vous-même ou l’un de vos collègues, sont automatiquement identifiées . Chacun sait clairement ce qu’il doit faire, surtout si le résumé est partagé entre toutes les personnes.
- La collaboration en équipe : grâce aux résumés d’appel, vous pouvez notifier toutes les personnes de votre organisation qui doivent travailler sur le projet ou pour répondre aux interrogations de vos contacts. Vous ne perdez plus de temps à expliquer à chacun ou à écrire des messages, il vous suffit de partager les résumés de vos appels.
Gagner du temps en tant que manager
Et le résumé des appels vous fait aussi gagner du temps en tant que manager :
- Suivi de l’activité commerciale simplifiée : la lecture des résumés d’appel générés automatiquement vous permet de suivre facilement l’activité de votre équipe, sans vous montrer intrusif. Cette transparence simplifie le suivi commercial.
- Suivi de l’activité commerciale en temps réel : les résumés sont générés en temps réel, au maximum quelques minutes à la fin d’un appel. Cela vous permet d’ajuster votre suivi en temps réel lorsque vous détectez des orientations à conseiller aux commerciaux de votre équipe. Le temps réel permet d’avoir de la réactivité dans le suivi commercial, sans attendre un point quotidien ou une réunion hebdomadaire.
- Coordination au sein de l’équipe commerciale : en tant que manager, vous avez une vue d’ensemble des projets et des deals en cours dans l’équipe. Lorsque vous détectez des similarités ou un intérêt quelconque à coordonner les membres de votre équipe, vous pouvez le faire sans avoir besoin de faire des réunions interminables qui consistent à remonter des informations.
- Accompagnement et formation : et bien entendu, les résumés d’appels générés automatiquement le sont objectivement. Vous gagnez du temps pour accompagner et former votre équipe, en vous appuyant sur des résumés qui ne sont pas orientés ou incomplets.
Les autres avantages du résumé des appels
En plus de vous faire gagner du temps, que vous soyez sales ou manager, le résumé des appels présente aussi d’autres avantages utiles pour votre métier.
- Compte-rendu personnalisé : il y a deux manières de générer des résumés d’appel par l’intelligence artificielle. Soit en utilisant des prompts prédéfinis qui vont vous proposer des résumés génériques et bien structurés. Soit en personnalisant les prompts pour que l’intelligence artificielle vous propose des prompts adaptés à votre organisation et relève des éléments propre à votre activité. Par exemple si vous avez des références de devis propres à votre système ADV, vous pouvez personnaliser les compte-rendus pour les faire apparaître clairement dans les résumés de vos appels.
- Analyses macro des appels : bénéficier de résumés sur tous vos appels, en plus des transcriptions, vous permet de manipuler un gros volume de données sur vos conversations. Vous allez ainsi pouvoir réaliser des analyses complètes sur un gros volume de données, pour détecter les intentions de vos prospects et clients, ou d’identifier des tendances. Parmi celles-ci, vous pourrez par exemple remonter les principaux objectifs, les questions récurrentes, les points de fuite qui vous empêchent de conclure plus de ventes.
- Nouveau dispositif de formation : toute cette matière est aussi très utile pour contribuer à l’accompagnement des nouveaux venus ou à la formation continue des profils expérimentés. Finie la double écoute, souvent assimilée à du « flicage » et loin des attentes de management actuelle. Vous avez des données objectives et non des donnée subjectives sur quelques appels, pour former votre équipe.
- Automatisation avec le CRM : last but not least, une intégration avec votre CRM vous permet d’automatiser l’envoi des résumés des appels directement dans votre solution CRM pour enrichir vos contacts et vos deals.
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Gain de temps, automatisation, personnalisation, analyses complètes et outil de formation, le résumé des appels est un formidable dispositif pour booster l’efficacité d’une équipe commerciale. Vous ne verrez plus vos appels de la même manière et vous allez enfin pouvoir mettre les appels téléphoniques au même niveau digital que vos autres canaux.
Si la formule « l’essayer c’est l’adopter » prêterait à sourire, on n’en est pourtant pas loin ! Tous ceux parmi nos clients qui l’ont essayé ne reviendraient en arrière pour rien au monde. Alors, pourquoi pas vous ! Prêts à essayer ?
