3 Exemples d’E-mails pour notifier les appels manqués

3 Exemples d’E-mails pour notifier les appels manqués5 min read

7 avril 2016 | Relation Client, Ventes

Il peut arriver que votre équipe manque des appels entrants. Les demandes derrière ces appels peuvent être très variées, de la vente à de l’assistance client face à un problème ou une urgence. Et dans tous ces cas, la bonne attitude à adopter face à un appel manqué est de rappeler au plus vite.

Dans un contexte de vente, vous avez bien plus de chances de convertir vos prospects en clients si vous les rappelez dans les minutes qui suivent leur appel. Et pour faire preuve de réactivité envers les demandes de vos clients existants, il est tout aussi important de les recontacter avant de générer de la frustration de leur côté.

La méthode qui marche dans ce cas ? Vous faire notifier dès que vous manquez un appel, pour être prévenus dans la seconde. À travers ces 3 exemples de notifications par email et en temps réel, nous vous donnons des conseils pour assurer une communication dynamique et efficace pour vous et vos clients, face à toutes les situations.

 

Exemple 1 : Utilisez des variables dans votre e-mail

Certains outils de suivi des appels intègrent l’utilisation de variables dans les emails de notification. Cela peut être un vrai plus pour repérer du premier coup d’oeil des informations importantes sur l’appel :

  • Le numéro de votre appelant
  • Le numéro qu’il a cherché à joindre dans votre entreprise
  • La source de trafic depuis laquelle il vous a contactés

 

Dans notre solution Call Tracking, ces données correspondent à des variables qu’il est possible d’insérer directement dans un email de notification :

  • Numéro d’appelant : $caller_number
  • Numéro appelé : $called_number
  • Source de trafic : $source

 

Voici un exemple qui montre une utilisation possible de ces variables dans Call Tracking (image 1), ainsi que l’affichage du message dans la boîte mail du destinataire de la notification (image 2).

notification-appels-manques-1

Email-appel-manque-1

 

Exemple 2 : Ajoutez des informations complémentaires

Pour que l’information vous parvienne encore plus rapidement, il peut être intéressant d’ajouter des informations pertinentes pour rappeler le contexte avant rappel. Il est également recommandé de positionner les données les plus importantes sur l’appel de façon à ce qu’elles soient vues avant même d’ouvrir l’e-mail.

Voici un deuxième exemple qui a justement fait le choix d’intégrer le numéro appelant dès l’objet de l’email :

notification-appels-manques-2

L’expéditeur a également choisi d’insérer quelques compléments d’information dans le corps de son mail, comme l’aide-mémoire visant à resituer rapidement et précisément l’objet probable de l’appel du prospect. De plus, une précision est apportée concernant l’éventuelle présence d’un message vocal en pièce jointe, ainsi que la nature automatique du message.

Email-appel-manque-2

 

Exemple 3 : Faites-en un moyen de renforcer l’expérience utilisateur

Les messages automatiques conçus pour informer sont souvent structurés de manière très formelle. Ces messages faisant partie de votre manière de communiquer avec vos collaborateurs, vos partenaires et surtout vos clients.

 

Que vous soyiez une agence digitale qui met en place ces notifications pour ses clients, ou bien un dirigeant d’entreprise qui les implémente pour ses collaborateurs en interne,

il peut donc être intéressant de les enrichir en y introduisant une invitation à vous recontacter ou de solliciter l’aide des personnes compétentes sur le sujet si nécessaire.

 

En voici un autre exemple, directement visualisé dans la boîte mail du destinataire :

Email-appel-manque-3

Le valeur ajoutée apportée par ces éléments est plus implicite que dans les exemples précédents. Toutefois, elle permet d’indiquer à la personne notifiée qu’au delà d’un simple message automatique, des experts ou des équipes sont disponibles pour l’aider à tout moment en cas de besoin.

 

En externe comme en interne, c’est le moyen de mettre en place une image plus positive et d’encourager l’interaction.

 

Bonus : Soyez notifiés en temps réel

C’est particulièrement vrai d’un point de vue commercial, chaque appel manqué est une opportunité qui s’éloigne à mesure que le temps passe. Et pour certains profils commerciaux et les experts qui traitent un grand nombre d’appels en une journée, les notifications par email sont moins pratiques qu’une notification en temps réel dans leur outil de téléphonie pour les alerter sur leurs appels manqués.

Voici un exemple de notification en temps réel à travers le journal d’appels de Call Manager. Le journal d’appels enregistre l’ensemble des données d’activité téléphonique, et notamment le statut décroché ou manqué d’un appel. En complément à ces informations, le panneau de notifications en haut à droite fait la synthèse en temps réel du nombre d’appels manqués à J+2 et au-delà.

Notification-temps-reel

De cette façon, il est possible de traiter les appels manqués avec efficacité et dans les délais impartis. À mesure qu’ils sont traités, le bandeau des notifications se met à jour en temps réel.

 

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Les notifications par email et en temps réel sont un excellent moyen pour automatiser la transmission d’information auprès des équipes en cas d’appel manqué. Cela vous permet de recontacter rapidement votre appelant et optimiser votre relation client aussi bien que votre suivi commercial.

En complément des emails de notification pour être réactif face à vos appels manqués, vous pouvez également obtenir des données sur vos appels décrochés et manqués par période dans vos rapports Call Tracking, et aussi dans vos rapports Google Analytics. De quoi saisir 100% des nouvelles opportunités qui se présentent à vous grâce au canal téléphonique !