Le choix d’une solution de téléphonie Cloud ou On-premise est une décision stratégique pour la compétitivité de votre entreprise. Il s’agit généralement d’un projet pour au minimum 3 ans, et plus généralement entre 5 et 10 ans. Ce n’est donc pas un choix à prendre à la légère, d’autant que les investissements peuvent être conséquents et la mise en œuvre lourde, surtout si vous ne faîtes pas le bon choix et que vous vous retrouvez dans la situation de faire évoluer le cahier des charges en cours de projet.
Cet article vous aidera à choisir la solution de téléphonie la plus adaptée à votre organisation.
Comprendre ce qu’est la téléphonie Cloud
La téléphonie Cloud, également appelée téléphonie hébergée, repose sur des technologies basées dans le cloud pour gérer l’ensemble des communications vocales d’une entreprise.
Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels qui nécessitent des équipements physiques sur site (comme un PBX, ou Private Branch Exchange), la téléphonie Cloud fonctionne entièrement via Internet. Cela signifie que toutes les fonctionnalités comme la réception des appels, la messagerie vocale ou l’intégration CRM sont accessibles à partir d’une connexion Internet, sans infrastructure matérielle complexe.
Quelles différences avec la téléphonie On-premise ?
La différence principale entre la téléphonie Cloud et la téléphonie On-Premise réside dans l’emplacement des infrastructures et la manière dont les services sont fournis.
Dans un système On-Premise, les équipements téléphoniques sont installés directement dans les locaux de l’entreprise. À l’inverse, la téléphonie Cloud repose sur des serveurs externes hébergés par un fournisseur de services, accessibles via Internet. Avec cette approche, les entreprises n’ont plus à gérer elles-mêmes les infrastructures physiques, ce qui réduit considérablement les coûts initiaux et simplifie la gestion quotidienne.
En résumé, la téléphonie Cloud privilégie l’agilité et la simplicité d’utilisation, tandis que l’On-Premise peut convenir aux entreprises qui préfèrent un contrôle plus direct de leurs infrastructures et qui disposent des ressources pour assurer leur maintenance.
Avantages et inconvénients de chaque solution
Avantages et limites de la téléphonie Cloud
Les principaux avantages de la téléphonie Cloud sont les suivants :
- Flexibilité : elle permet d’ajouter ou de retirer facilement des numéros et des utilisateurs, ce qui est idéal pour les équipes distantes et les entreprises en croissance.
- Coût réduit : c’est une solution sans investissement initial en matériel, avec des coûts répartis en abonnements mensuels ou annuels incluant maintenance et mises à jour.
- Fonctionnalités étendues : elle permet d’adresser de multiples cas d’usage avec de nombreuses fonctionnalités, incluant des mises à jour régulières et des nouveautés pour des outils toujours performants.
Ceci étant dit, elle présente aussi quelques limites qu’il faut avoir en tête :
- Dépendance à la connexion Internet : la qualité des appels dépend de la stabilité du réseau, bien que ce problème soit limité par la qualité des réseaux actuels.
- Préoccupation liée à la sécurité : les données étant gérées par un fournisseur externe, certaines entreprises peuvent avoir des réticences liées à la confidentialité, bien que la sécurité des infrastructures Cloud soit renforcée par des technologies avancées.
Bénéfices et inconvénients de la téléphonie On-premise
Elle permet en particulier :
- Contrôle total : elle permet à l’entreprise de gérer et de sécuriser toutes les données et les infrastructures en interne, sans dépendre d’un prestataire externe.
- Indépendance d’Internet : elle fonctionne sans besoin de connexion Internet constante, ce qui peut réduire les risques de coupure en cas de panne de réseau externe. Mais ce risque est très limité désormais.
A l’inverse, la téléphonie On-premise présente de réels inconvénients :
- Coût initial élevé : elle nécessite un investissement important pour l’acquisition, l’installation et la mise en place de l’infrastructure physique sur site.
- Maintenances & mises à jour : elle implique des coûts de maintenance et de mise à jour réguliers, souvent pris en charge par les équipes internes, ce qui peut alourdir la charge de travail.
- Flexibilité limitée : elle est beaucoup moins évolutive que le Cloud, rendant plus complexe et coûteuse l’ajout de nouvelles lignes ou fonctionnalités lorsque l’entreprise se développe.
Tableau comparatif
Voici un tableau récapitulatif des principales différences entre ces deux solutions :
| Critère | Téléphonie Cloud | Téléphonie On-premise |
| Installation | Installation rapide et sans matériel sur site | Installation complexe avec infrastructures sur site |
| Coût initial | Faible, sous forme d’abonnement mensuel ou annuel | Élevé, nécessite un investissement en matériel |
| Maintenance | Assurée par le fournisseur, incluse dans l’abonnement | Gérée en interne ou par un sous-traitant, avec des coûts additionnels |
| Scalabilité | Facilement évolutive selon les besoins | Limitée, nécessite souvent des ajouts matériels |
| Accès à distance | Accès possible depuis n’importe où, idéal pour le télétravail | Accès plus limité, généralement local |
| Sécurité des données | Dépendante du fournisseur, protocoles de cryptage avancés | Contrôle total des données en interne |
| Dépendance à Internet | Requiert une connexion Internet stable | Fonctionne indépendamment d’Internet |
Choisir entre la téléphonie Cloud et On-premise
Choisir entre la téléphonie Cloud ou la téléphonie On-premise dépend de nombreux critères spécifiques à chaque entreprise. La téléphonie Cloud, de par sa flexibilité et son coût réduit, s’avère particulièrement avantageuse pour les organisations modernes, qui privilégient l’agilité et la scalabilité. Voici les principaux critères à prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée à votre structure.
Principaux critères de choix
Voici les principaux critères à prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée à votre structure.
- Taille de l’entreprise : Les petites et moyennes entreprises profitent souvent davantage de la téléphonie Cloud grâce à sa simplicité d’installation et à ses coûts réduits. Pour les grandes entreprises, la flexibilité et les fonctionnalités étendues du Cloud restent des atouts, surtout si elles envisagent une expansion rapide.
- Budget disponible : La téléphonie Cloud se distingue par des coûts réduits, répartis en abonnements mensuels ou annuels, sans investissements initiaux élevés. Pour les entreprises souhaitant maîtriser leurs dépenses, notamment en évitant l’acquisition et la maintenance d’équipements, le Cloud représente une alternative financièrement intéressante.
- Evolutivité et besoins futurs : Le Cloud permet d’ajuster le nombre de lignes et de fonctionnalités en quelques clics, ce qui le rend idéal pour les entreprises en pleine croissance ou ayant des équipes distantes. À l’inverse, la solution On-Premise peut être plus rigide et coûteuse à adapter aux changements d’organisation.
Coût de la téléphonie Cloud vs. On-premise
Le sujet particulier du coût est évidemment une préoccupation naturelle et importante. Pour bien comprendre l’impact financier, il est essentiel de comparer les modèles de coût.
La téléphonie Cloud repose sur un abonnement, qui inclut souvent la maintenance et les mises à jour automatiques. Ce modèle aide à contrôler les coûts sans investissements imprévus. En revanche, la téléphonie On-Premise nécessite un budget important pour l’acquisition de matériel, la configuration et les mises à jour, rendant les coûts fixes plus lourds sur le long terme.
En fonction de la croissance et de l’adaptabilité recherchées, la téléphonie Cloud offre souvent le meilleur compromis financier, même à moyen terme.
La téléphonie Cloud est-elle sécurisée ?
La question de la sécurité est évidemment centrale pour de nombreuses entreprises. Les solutions de téléphonie Cloud modernes sont dotées de protocoles de sécurité avancés, comme le cryptage des données et la redondance des serveurs, ce qui garantit un haut niveau de protection.
Les fournisseurs Cloud investissent constamment dans des technologies de pointe pour assurer la confidentialité et la sécurité des données, répondant ainsi aux normes actuelles de protection. S’assurer des SLA, niveaux d’uptime voire de certifications des fournisseurs identifiés peut être intéressant pour s’assurer de la sécurité de la téléphonie Cloud.
Étapes à suivre pour faire le bon choix
Pour orienter le choix vers une solution adaptée, suivez ces étapes :
1. Évaluez vos besoins : définissez le nombre de lignes nécessaires, les fonctionnalités indispensables (Webphone, transcription des appels, serveur vocal interactif, intégration CRM) et la flexibilité requise.
2. Calculez le budget : incluez les coûts initiaux et à long terme, en prenant en compte les abonnements (pour le Cloud) et les coûts de maintenance et d’équipement (pour l’On-Premise), voire de sous-traitance si vous faîtes appel à un installateur / intégrateur.
3. Considérez l’avenir : pensez aux besoins futurs de l’entreprise et à sa capacité d’évolution. La téléphonie Cloud, avec sa capacité à évoluer en fonction des besoins, est souvent l’option la plus durable pour les entreprises qui envisagent de se développer. Surtout aujourd’hui, avec toute l’innovation proposée par l’intelligence artificielle comme la transcription des appels.
4. Évaluez les fournisseurs : pour une transition vers la téléphonie Cloud, comparez les offres des différents fournisseurs, en vérifiant les garanties de sécurité et la qualité du support client. Il y a évidemment les caractéristiques de chaque solution, mais aussi d’autres critères qui concernent plus largement chaque fournisseur.
***
La téléphonie Cloud s’impose comme une solution flexible, économique et évolutive pour la majorité des entreprises. Elle s’impose de plus en plus, et à grande vitesse, dans de nombreuses entreprises et notamment les TPE / PME.
En clair, en évaluant les besoins actuels et futurs de votre entreprise, la téléphonie Cloud se présente souvent comme un choix solide et évolutif pour une performance accrue.
