Le standard est, dans l’histoire de la téléphonie, l’outil incontesté des échanges entre particuliers et professionnels. Néanmoins, avec l’arrêt du réseau téléphonique commuté (RTC) prévu d’ici quelques années, nombreuses sont les entreprises à reconsidérer leur solution actuelle pour se tourner vers des technologies web. Mais le standard téléphonique n’a pas dit son dernier mot ! En effet, le traditionnel standard et ses prises téléphoniques ont laissé place au standard téléphonique virtuel pour parfaitement s’adapter aux évolutions du marché.
Plus simple, entièrement dématérialisé et dans l’ère du temps, le standard virtuel vous offre des fonctionnalités clés dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer. Découvrez-les dans cet article !
L’hébergement Cloud pour une gestion simplifiée
La grande différence entre le standard téléphonique d’autrefois et sa version virtuelle est qu’il est désormais entièrement dématérialisé. Pour le configurer, il vous suffit d’ouvrir un navigateur web et le tour est joué ! Vous êtes libre de gérer les paramètres de votre accueil téléphonique simplement, à distance et quand vous le souhaitez.
Certains de vos collaborateurs sont absents et cela vous contraint à modifier les horaires de votre permanence téléphonique ? Votre musique d’attente n’est plus conforme à l’identité sonore de votre organisation ? Effectuez ces modifications en quelques minutes depuis votre ordinateur, et observez votre accueil téléphonique évoluer instantanément.
En clair, la souplesse d’utilisation et d’administration du standard téléphonique virtuel vous permet d’être réactif lorsque la situation l’exige et de profiter d’un standard qui s’adapte aux besoins évolutifs de votre entreprise et de ses clients.
Le numéro d’appel pour une identité unique
En faisant le choix du standard virtuel, vous pouvez sélectionner le numéro de téléphone professionnel que vous souhaitez pour votre entreprise, pour que ce dernier s’adapte parfaitement à votre image. Plusieurs choix de numéros s’offrent donc à vous : numéro géographique, national, gratuit…
Changer de système de téléphonie, même s’il s’agit de passer d’un standard physique à un standard virtuel, peut parfois être source de questionnements. En effet, cela peut parfois vous contraindre à changer de numéro d’appel, sans que cela ne soit une volonté de votre part. Sachez qu’avec la solution de standard téléphonique virtuel Dexem, vous pouvez conserver votre numéro actuel, tout en profitant de l’ensemble des fonctionnalités et avantages du standard virtuel.
Les horaires d’ouverture pour une organisation optimale
La gestion des horaires est l’un des grands avantages du standard dématérialisé pour votre organisation. En effet, la vie de votre entreprise est rythmée par les disponibilités de vos différents collaborateurs. Et qu’ils soient disponibles ou absents, il est essentiel d’apporter une réponse appropriée à vos appelants.
Avec un standard téléphonique virtuel, vous organisez vos permanences téléphoniques comme vous le souhaitez. Vous avez simplement à renseigner vos horaires et le standard s’occupe du reste ! Dans le cas où un appelant vous contacte en dehors des horaires d’ouverture renseignés, il sera automatiquement redirigé vers une annonce l’invitant à réitérer son appel ultérieurement ou vers une messagerie vocale. Le cas échéant, l’appel sera routé vers le numéro de destination renseigné.
Vous pouvez désormais partir du bureau l’esprit tranquille, l’application route automatiquement les appels selon les règles que vous avez définies.
Le menu vocal pour orienter vos appelants
Votre capacité à router correctement l’appel de vos clients et prospects est déterminant pour votre image de marque. En effet, quoi de plus agaçant que de se retrouver baladé d’agents en agents à la recherche de celui qui saura vous donner la réponse que vous cherchez ? Pour cela, l’utilisation d’un menu dans votre standard virtuel est déterminante.
En utilisant un menu, vous optimisez l’expérience client et guidez vos appelants, pas à pas, vers l’interlocuteur recherché. Pour vos collaborateurs cela est aussi un très grand avantage : ils ne traitent plus que les appels pour lesquels ils sont compétents et améliorent donc leur productivité.
Aujourd’hui, vous avez le choix entre deux types de menus pour votre standard téléphonique virtuel :
- Le menu DMTF : l’appelant utilise les touches de son clavier téléphonique pour sélectionner le service/l’agent auquel il souhaite s’adresser : « Tapez 1 pour le service commercial »
- Le menu en langage naturel : l’appelant énonce la raison de son appel : « Pour contacter le service commercial, dites commerce »
Les données d’appels pour apprendre et s’améliorer
Avec un standard téléphonique virtuel, votre entreprise gagne également en visibilité sur ses performances téléphoniques ! Grâce aux rapports statistiques de votre compte, visualisez d’un seul coup d’œil le nombre d’appels que vous recevez, s’ils ont été décrochés, manqués…
Ces statistiques vous permettent d’en apprendre plus sur vos appelants : la récurrence à laquelle ils vous contactent, les motifs de leurs appels… mais également sur vos équipes. Ces métriques sont aussi l’occasion de continuer à gagner en performances et d’identifier des axes de travail concrets sur l’amélioration de la gestion des appels.
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Quelles que soient les fonctionnalités que vous utilisez pour votre standard téléphonique virtuel, rien ne vaut un accueil téléphonique qui vous ressemble et qui correspond à vos besoins.
Et si jamais vous regrettez, pas de panique ! Le standard virtuel est évolutif et vous permet, à tout moment, d’y intégrer de nouvelles fonctionnalités. Alors, qu’attendez-vous pour l’adopter ?
