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Logiciel de standard téléphonique : pourquoi faire le choix du Cloud ?8 min read

2 décembre 2021 | Relation Client

Avec l’arrêt programmé du RTC (réseau commuté fonctionnant sur les lignes analogiques) dans les années à venir, le standard téléphonique virtuel est progressivement en passe de devenir la nouvelle norme pour les professionnels. Cette évolution naturelle contraint en effet les entreprises à opérer leur transition vers une technologie de communication moderne et innovante.

Cette transition, vous pouvez toutefois la lancer sans attendre la disparition prochaine du réseau commuté en adoptant une solution 100 % dématérialisée. Alors, pourquoi faire le choix du Cloud pour votre logiciel de standard téléphonique ? Quels avantages allez-vous en tirer pour votre entreprise en général, et pour votre relation client en particulier ?

Adopter un logiciel de standard téléphonique dans le Cloud, ça veut dire quoi ?

Avant de dresser la liste des avantages d’un standard téléphonique entièrement dématérialisé, il convient de bien comprendre de quelle technologie il s’agit et de quelle façon elle est implémentée dans les entreprises.

Concrètement, adopter un logiciel de standard téléphonique hébergé dans le Cloud, revient à se tourner vers une solution qui ne nécessite aucune installation physique dans vos locaux. Une différence conséquente avec le système du réseau classique, la technologie PABX favorisant le lien entre postes et réseau national par des lignes analogiques. Mais c’est aussi une évolution notable du système IPBX, reposant sur le protocole IP, grâce auquel les appels sont pris en charge via Internet. Un tel système commute les appels VoIP (Voice over Internet Protocol) aussi bien que les communications traditionnelles, et fonctionne avec un réseau LAN interne à l’entreprise. C’est donc une approche que l’on pourrait qualifier d’hybride.

À l’inverse, un applicatif hébergé par le Cloud gère tout via Internet, sans qu’il n’y ait de réseau physique. Les communications transitent par le web, comme c’est le cas pour l’ensemble des données du système de téléphonie. Ces données sont stockées dans des data centers situés en dehors des locaux de l’entreprise. Ainsi, le service est accessible en ouvrant une interface depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. On parle alors de solution UCaaS (Unified Communications as a Service).

Un logiciel de standard téléphonique sur le Cloud permet une installation et une prise en main simplifiées

Alors que les solutions classiques de téléphonie nécessitent de lourds investissements au moment de l’installation (en argent, mais aussi en temps), les solutions Cloud se distinguent par la simplicité avec laquelle elles sont mises en place et configurées.

L’installation d’un logiciel de standard téléphonique sur le Cloud est en effet extrêmement rapide : quelques minutes suffisent pour souscrire un abonnement à un service et disposer d’un ou de plusieurs numéros de téléphone actifs. Parce que l’applicatif est entièrement hébergé en ligne, vous n’avez pas besoin d’installer un central téléphonique et de tirer des câbles pour connecter des postes – une opération qui, avec les lignes analogiques, peut prendre jusqu’à deux ou trois semaines.

La prise en main d’un standard téléphonique virtuel est très simple. Le paramétrage ne prend que quelques minutes et ne nécessite aucune connaissance technique pour connecter des postes, choisir une musique d’attente, déployer un message automatique d’accueil, router des appels, etc. Pour ce qui est de l’utilisation quotidienne, elle est accessible à tous, y compris aux néophytes : l’accès au standard téléphonique virtuel se fait en ouvrant un banal navigateur Internet ou une application mobile. Des gestes que même les technophobes accomplissent plusieurs fois par jour !

Une solution virtuelle qui s’adapte facilement à la croissance de votre entreprise

Cette installation simplifiée, permise par le choix du Cloud, revêt un autre avantage : lorsque vos besoins évoluent, votre solution de téléphonie évolue aussi, et de la manière la plus souple possible.

Prenons deux cas de figure :

  • À mesure que votre entreprise croît, vos effectifs augmentent et vous souhaitez ajouter de nouveaux postes. Pas besoin d’ouvrir de nouvelles lignes ou de créer des postes supplémentaires : vous pouvez ajouter les connexions nécessaires en quelques instants grâce aux paramétrages de l’outil (une démarche qui peut nécessiter de faire évoluer votre abonnement au service). Idem si vous souhaitez connecter entre elles vos franchises dispersées sur le territoire.
  • Vous envisagez de vous étendre à l’international. Vous avez la possibilité d’ajouter à votre abonnement des numéros internationaux en fonction des zones concernées, sans avoir besoin d’y installer des bureaux. Par exemple, vous pouvez traiter avec des clients allemands ou suédois, simplement en paramétrant des numéros locaux, même sans avoir de présence physique sur place.

 

En d’autres termes, un logiciel de standard téléphonique sur le Cloud confère à votre entreprise plus de réactivité, en lui permettant d’adapter son infrastructure à ses besoins évolutifs.

Comment le Cloud permet-il aux entreprises de réaliser des économies ?

Les deux points précédents convergent vers un même bénéfice pour votre entreprise : les économies réalisées avec l’adoption d’un logiciel de standard téléphonique sur le Cloud.

Voyez plutôt : avec une solution 100 % en ligne, vous n’avez pas de central téléphonique à installer, pas de lignes à créer, pas de matériel à acheter. Pour accéder au service, les collaborateurs utilisent les appareils dont ils disposent déjà, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’un téléphone fixe ou d’un smartphone. Pour cette raison, on estime que le recours à un standard téléphonique virtuel réduit d’environ 50 % le budget annuel affecté à ce service, en comparaison avec un standard traditionnel.

Cet avantage s’étend aussi à la partie maintenance. L’entretien du réseau incombe au fournisseur de services, ce qui veut dire que vous n’avez pas à vous en soucier. De plus, la plupart des prestataires de solutions Cloud intègrent, dans leurs abonnements, les consultations avec le support technique. Là encore, ce sont de belles économies réalisées.

Un logiciel de téléphonie qui permet l’accès à de nombreuses fonctionnalités avancées

Outre les avantages de la téléphonie Cloud pour votre entreprise, une solution dématérialisée vous permet également d’améliorer votre relation client en renforçant votre présence téléphonique, en étant plus disponible pour vos appelants, et en leur faisant bénéficier de fonctionnalités innovantes.

Ces fonctionnalités, justement, regroupent celles qui sont propres aux standards téléphoniques classiques, et en ajoutent d’autres, proposées uniquement dans le cadre de services virtuels. Ces fonctionnalités avancées sont des leviers de performance commerciale.

Quelques exemples :

  • la possibilité de composer un numéro en un clic ;
  • le transfert d’appel en direct ;
  • la mesure des performances relatives aux échanges téléphoniques ;
  • l’intégration d’un serveur vocal interactif pour gérer les appels plus efficacement.

 

Ce n’est pas tout : le choix du Cloud est aussi une façon de regarder vers l’avenir. Car, à travers un tel service, vous aurez l’opportunité d’intégrer les dernières technologies en date dès qu’elles seront disponibles, afin d’en tirer le meilleur parti. Quand on sait que la téléphonie d’entreprise évolue rapidement, cette souplesse devient un avantage conséquent.

Une solution de téléphonie 100 % en ligne garantit une mobilité absolue et une disponibilité de tous les instants

Mobilité et disponibilité sont parmi les plus grands enjeux de la téléphonie d’entreprise pour les années à venir.

La mobilité, parce que les modes de travail changent et que les collaborateurs sont amenés à se déplacer de plus en plus, voire à exercer depuis des lieux divers (on le constate depuis 18 mois avec le recours massif au télétravail).

La disponibilité, parce que les clients exigent toujours plus de réactivité de la part des entreprises et n’acceptent plus de patienter pour obtenir les renseignements désirés.

Un logiciel de standard téléphonique sur le Cloud répond à ces deux enjeux :

  • Parce qu’il est hébergé exclusivement en ligne, le service virtuel de téléphonie permet aux collaborateurs d’y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Y compris en déplacement ou depuis leur domicile. Chaque utilisateur peut se connecter par le biais de son téléphone portable ou de son ordinateur, et continue d’avoir accès aux mêmes fonctionnalités que s’il était au bureau.
  • Pour la même raison (l’hébergement sur le Cloud), le standard téléphonique virtuel ne dépend pas de votre connexion locale à Internet. Cela veut dire qu’en cas de panne de réseau dans vos locaux, ou à l’occasion d’un déménagement qui vous prive de Wi-Fi, vous avez toujours accès au service via les données mobiles des téléphones portables (4G ou 5G). Aucun imprévu n’aura pour conséquence de plonger votre entreprise dans le silence.

 

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Choisir un logiciel de standard téléphonique hébergé dans le Cloud, c’est donc opter pour une solution rapide à mettre en place et à configurer, évolutive, pratique, peu coûteuse et adaptée aux besoins (présents et futurs) de votre entreprise. En somme, c’est la solution idéale pour faire de votre central téléphonique un levier de performance !